Med god hjælp fra World Cup Kvitfjell udvikler Rubic nu sin egen app til hjælpere og frivillige. Den skal gøre det nemmere at kommunikere med og organisere hjælpere og frivillige til arrangementer. Løsningen indeholder en særlig akkrediteringsfunktion med navn og billede.
Godt værktøj til frivillige
Lillehammer-regionen er et område med mange store og små arrangementer året rundt, som Para-VM, World Cup Kvitfjell og World Cup Lillehammer. Arrangementer, der er afhængige af store mængder frivillige hjælpere. Efter ungdoms-OL i Lillehammer i 2016 så arrangementsledelsen et behov for at gøre dette bedre.
Vi så behovet for at finde et hjælpersystem, der kunne håndtere omkring 500 frivillige. For os er de frivillige hjælpere selve fundamentet. Det er vigtigt at behandle dem godt og sørge for, at kommunikationen altid er så god som muligt.
Det faldt derfor naturligt at tale med Rubic, da de allerede kommunikerede med mange af områdets idrætsforeninger, forklarer Stein B. Olsen fra Visit Lillehammer, som også sidder i arrangementskomitéen for World Cup Kvitfjell.
Årets største frivillige indsats
FOLKEFEST: World Cup i Kvitfjell er en folkefest og vigtig for Ringebu kommune. Bag ligger tusindvis af frivillige timer. (Foto: Stein B. Olsen)
Kommunikationsplatform
World Cup Kvitfjell er en del af Hafjell – Kvitfjell Alpin AS, som er teknisk arrangør af de store arrangementer i samarbejde med Norges Skiforbund. Det er arrangementer med et stort antal bakkemandskab, tidtagere, deltagerstøtte, organisering med mere. Behovet for god kommunikation, der når ud til dem, der har brug for den, er stort og meget vigtigt for, at alt fungerer optimalt.
Med erfaringerne fra World Cup Kvitfjell og andre større arrangementer ønskede vi et system, der kunne fungere lidt som Facebook, hvor alle har deres egen bruger med navn og billede.
Et sted at opbygge en kultur, hvor man både kan kommunikere som gruppe og vælge at kommunikere med enkeltpersoner eller et udvalg, fortsætter Ole Kristian Kirkerud, daglig leder i Hafjell – Kvitfjell Alpin AS.
Spændende projekt
Anders Retterås, på det tidspunkt medejer og udvikler i Rubic, tændte på idéen. I 2018 stod Rubic Funksjonær klar.
I dette system tilmelder de frivillige sig de områder og tidspunkter, de ønsker, samtidig med at arrangørerne kunne sende dem e-mail og sms. Men vi så, at det ikke skabte ret meget engagement hos hjælperne.
Kirkerud ønskede at lave en social platform, hvor alle involverede kunne starte eller deltage i en dialog. Et sted, der knyttede hjælperne sammen som gruppe, og hvor de ikke bare fik information, men også selv deltog.
Ikke kun for idrætten
Mange af Rubics kunder er ikke idrætsforeninger, selv om det var der, det hele startede. Derfor ønsker de at udvikle systemer, der passer til alle, også arrangører af andre typer arrangementer og foreninger.
Vi starter lidt forfra med denne app, selv om Rubic Funksjonær ligger i bunden. Hovedfokus er kommunikation, men som med alt, hvad vi gør, vil der komme nye funktioner til, efterhånden som vi får tilbagemeldinger og ønsker fra kunder og brugere. Det er ofte sådan, vores systemer udvikles, fortsætter Retterås.
Akkrediteringsløsning
Et andet vigtigt behov var akkreditering, ikke mindre vigtigt i disse smitteopsporingstider.
Tidligere har vi gjort det manuelt og så enkelt som muligt. Nye krav og nye tider betyder, at vi nu skal have styr på alle, der er inde på anlægget. Vi så på internationale løsninger, men ville jo gerne også løse dette lokalt, så vi spurgte Rubic, om dette også kunne blive en del af systemet, uddyber Kirkerud.
Det er jo egentlig to sider af samme sag, for hjælperne skal jo også registreres med navn og billede. Vi ønsker at være på forkant; proaktive og innovative. Så er det ekstra sjovt, at vi kan få det til med en lokal aktør, fortsætter Olsen.
FIS har en version, hvor man kan eksportere data for at få navne og billeder med til at printe akkrediteringskort. De kan så igen hentes ind i den nye app.
Udvikles efter reelle behov
Rune Solholm Bakken og Anders Retterås, der står bag Rubic, er begge selv involveret i idrætten. Det, og at de lytter til alle kundernes tilbagemeldinger og ønsker om nye funktioner, er ofte det, der driver udviklingen af nye systemer og funktioner videre.
Samarbejdet med Rubic har været rigtig godt hele vejen, og nu tager vi et stort skridt videre. Det er en udpræget win-win-situation, hvor vi samarbejder tæt, lytter til hinanden og samtidig har en dialog fra dem, der mærker det på egen krop, til dem, der udvikler.
Vi har haft alle led i organisationen med, hvilket betyder, at løsningen udvikles efter reelle behov. Det hjælper også, at Rubic kender idrætten og ved, hvad det handler om, slutter Kirkerud.