Ska din idrottsklubb, förening eller organisation välja ett nytt medlemssystem? Här presenterar vi åtta saker du bör ta hänsyn till för att göra ett bra val. Rätt medlemssystem frigör tid så att eldsjälar, ledare, tränare, vårdnadshavare och utövare kan lägga sin tid på det de tycker om.
1. Välj ett system som underlättar för volontärerna
De viktigaste människorna i det ideella Norge är volontärerna. De som tar på sig uppdrag och är drivande krafter – de som lägger sin fritid på att få hjulen att snurra. För att behålla dessa resurser är det viktigt att ge dem rätt verktyg som underlättar jobbet. Med ett enkelt, överskådligt och digitalt medlemssystem tar man bort de manuella uppgifterna och frigör tid till det som är viktigt – anledningen till att personen anmälde sig från början. På så sätt förhindrar man också hög omsättning i centrala roller.
2. Välj ett system med fokus på användarvänlighet och på dem som ska använda det
På Rubic lyssnar vi på våra användare. Varannan vecka lanserar vi uppdateringar, och Rubic utvecklas hela tiden. Om någon efterfrågar en funktion eller något som kan underlätta för dem gör vi vårt bästa för att lösa det. Rubic är ett levande medlemssystem som lyssnar på användaren, och målet är alltid att det ska vara enkelt och användarvänligt.
3. Välj ett system som låter dig kommunicera med alla medlemmar
När du väljer ett medlemssystem som ger dig god överblick över alla medlemmar bör du också se till att du kan kommunicera med dem från samma system. I Rubic kan du skicka ut e-post och sms, och från LagetMitt kan man skicka ut pushnotiser. Mottagaren väljer själv hur ofta hen vill bli aviserad. Med Rubic blir det enklare att kommunicera med många – eller få.
4. Använd ett NIF-godkänt system
Norges idrettsforbund (NIF) har beslutat att alla norska idrottsföreningar ska använda ett digitalt medlemsregister. Systemet måste också vara godkänt av NIF. Bakgrunden är att norsk idrott ska kunna räkna antalet medlemmar och inte antalet medlemskap. För att säkerställa att siffrorna är korrekta måste de lagras centralt i NIF:s databas, och betalningen av medlemsavgifter måste vara spårbar. Det leder till en rättvisare fördelning av bidragsordningarna.
Med Rubic får du både ett NIF-godkänt medlemsregister och spårbar betalning.
5. Välj ett system som är skräddarsytt för olika roller
I en organisation, idrottsklubb eller förening är vissa avlönade medan andra arbetar ideellt. Det är viktigt att välja ett system som är skräddarsytt för de olika roller och uppdrag man har, för att inte lägga onödigt mycket tid. Om du fördelar träningstider behöver du inte tillgång till det som ekonomifunktionen behöver. I Rubic är gränssnittet anpassat efter varje roll, och alla funktioner som är onödiga för den roll man har är borttagna. När du loggar in som verksamhetschef, tränare, ansvarig för ideellt arbete eller styrelseledamot har du tillgång till de funktioner som underlättar dina uppgifter.
Om man ska använda ett system bör man välja ett system där flera olika roller kan arbeta med sina egna uppgifter, men också tillsammans.
6. Välj ett system som ger dig överblick över utestående medlemsavgifter
Även om ett medlemssystem kostar pengar går de flesta ändå plus. I Rubic kan du enkelt fakturera och hålla koll på betalda och obetalda medlemsavgifter och träningsavgifter. Du kan skicka ut e-post och påminnelser och kontrollera status på betalningarna. Medlemmarna kan enkelt betala fakturan via appen, och de har god överblick över vad de är skyldiga.
7. Välj ett medlemssystem med app
Ett medlemssystem ska vara enkelt för användarna. Driver du en fotbollsklubb behöver du ett system som fungerar både för föräldrar och spelare i alla åldrar. Med en app blir tröskeln lägre för att engagera sig, sätta sig in i funktionerna och använda dem dagligen. Rubic var först i Norge med både app och medlemsregister, och det är en styrka att appen kom först. Vi har lång erfarenhet, och den version av LagetMitt som används i dag är tredje generationen. Appen har ständigt uppdaterats med bättre och enklare funktioner för alla typer av användare.
8. Välj ett GDPR-vänligt medlemssystem
Den nya dataskyddslagstiftningen GDPR omfattar alla som samlar in och lagrar personuppgifter, även medlemsorganisationer och idrottsklubbar. Det ställs nya krav på vilka uppgifter som lagras, hur de används, vem som har tillgång och rutiner för radering. Med Rubic Medlem har du allt som behövs för att uppfylla lagkraven.
Här kan du läsa mer om hur Rubic hjälper dig att hantera GDPR.