Skal din idrætsklub, forening eller organisation vælge et nyt medlemssystem? Her præsenterer vi otte ting, du bør tage med i overvejelserne for at træffe et godt valg. Det rigtige medlemssystem frigør tid, så ildsjæle, ledere, trænere, forældre og udøvere kan bruge deres tid på det, de holder af.
1. Vælg et system, der gør det nemmere for de frivillige
De vigtigste mennesker i det frivillige Norge er de frivillige. Dem, der påtager sig hverv og er drivkraften – dem, der bruger deres fritid på at holde hjulene i gang. For at fastholde disse ressourcer er det vigtigt at give dem de rette værktøjer, der letter arbejdet. Med et enkelt, overskueligt og digitalt medlemssystem fjerner man de manuelle opgaver og frigør tid til det, der er vigtigt – grunden til, at personen meldte sig i første omgang. På den måde forhindrer man også stor udskiftning i centrale roller.
2. Vælg et system med fokus på brugervenlighed og på dem, der skal bruge det
Hos Rubic lytter vi til vores brugere. Hver fjortende dag lancerer vi opdateringer, og Rubic er altid i udvikling. Hvis nogen efterspørger en funktion eller noget, der kan lette arbejdet for dem, gør vi vores bedste for at løse det. Rubic er et levende medlemssystem, der lytter til brugeren, og målet er altid, at det skal være enkelt og brugervenligt.
3. Vælg et system, der lader dig kommunikere med alle medlemmer
Når du vælger et medlemssystem, der giver dig godt overblik over alle medlemmerne, bør du også sørge for, at du kan kommunikere med dem fra samme system. I Rubic kan du sende mails og sms'er, og fra LagetMitt kan man sende push-notifikationer. Modtageren vælger selv, hvor ofte vedkommende vil have besked. Med Rubic bliver det nemmere at kommunikere med mange – eller få.
4. Brug et NIF-godkendt system
Norges idrettsforbund (NIF) har besluttet, at alle norske idrætsforeninger skal bruge et digitalt medlemsregister. Systemet skal også være godkendt af NIF. Baggrunden er, at norsk idræt skal kunne tælle antallet af medlemmer og ikke antallet af medlemskaber. For at sikre, at tallene er korrekte, skal de lagres centralt i NIF's database, og kontingentbetalingen skal være sporbar. Det fører til en mere retfærdig fordeling af tilskudsordningerne.
Med Rubic får du både et NIF-godkendt medlemsregister og sporbar betaling.
5. Vælg et system, der er skræddersyet til forskellige roller
I en organisation, idrætsklub eller forening er nogle lønnede, mens andre arbejder frivilligt. Det er vigtigt at vælge et system, der er skræddersyet til de forskellige roller og hverv, man har, så man ikke bruger unødigt meget tid. Hvis du fordeler træningstider, har du ikke brug for adgang til det, som økonomifunktionen har brug for. I Rubic er brugerfladen tilpasset hver rolle, og alle funktioner, der er unødvendige for den rolle, man udfylder, er fjernet. Når du logger ind som daglig leder, træner, frivilligansvarlig eller bestyrelsesmedlem, har du adgang til de funktioner, der letter dine opgaver.
Skal man bruge ét system, bør man vælge et system, hvor flere forskellige roller kan arbejde med hver deres ting, men også sammen.
6. Vælg et system, der giver dig overblik over udestående kontingent
Selvom et medlemssystem koster penge, ender de fleste alligevel i plus. I Rubic kan du nemt fakturere og holde overblik over betalte og ubetalte kontingenter og træningsgebyrer. Du kan sende mails og rykkere ud og tjekke status på betalingerne. Medlemmerne kan nemt betale fakturaen via appen, og de har godt overblik over, hvad de skylder.
7. Vælg et medlemssystem med app
Et medlemssystem skal være nemt for brugerne. Driver du en fodboldklub, skal du have et system, der fungerer både for forældre og spillere i alle aldre. Med en app bliver tærsklen lavere for at engagere sig, sætte sig ind i funktionerne og bruge dem dagligt. Rubic var først i Norge med både app og medlemsregister, og det er en styrke, at appen kom først. Vi har lang erfaring, og den version af LagetMitt, der bruges i dag, er tredje generation. Appen er løbende blevet opdateret med bedre og enklere funktioner til alle typer brugere.
8. Vælg et GDPR-venligt medlemssystem
Den nye databeskyttelseslov GDPR omfatter alle, der indsamler og opbevarer personoplysninger, også medlemsorganisationer og idrætsklubber. Der stilles nye krav til, hvilke data der gemmes, hvordan de bruges, hvem der har adgang, og rutiner for sletning. Med Rubic Medlem har du alt, hvad der skal til for at opfylde lovkravene.
Her kan du læse mere om, hvordan Rubic hjælper dig med at håndtere GDPR.