1. Hjälp med dubbletter i systemet
Ett av de vanligaste problemen som medarbetarna på Rubic.no stöter på är när en person har flera användare i systemet. Det leder till problem med att få tillgång till egna eller barnens aktiviteter, eller problem med att logga in. Den snabbaste och enklaste lösningen på problemet är att kontakta support, antingen via e-post eller telefon.
2. Hjälp med KID och kontonummer på fakturan
Om du har problem med att få fram KID och kontonummer på fakturan kan du enkelt trycka på ”Välj betalningssätt” längst ned på fakturan och välja ”Faktura”. Om du inte ser det alternativet på fakturan betyder det att organisationen inte har KID och kontonummer tillgängligt som betalningssätt.
Läs även artikeln ”Med kunderna i fokus – Rubic prioriterar support och kundnöjdhet”.
3. Hjälp med att integrera medlemmar mot NIF
Om du har svårt att integrera medlemmar mot NIF är det klokt att dubbelkolla alla uppgifter och se till att de stämmer överens med det som är registrerat i folkregistret. Om det inte hjälper kan du kontakta support för hjälp, och det kan också vara klokt att stämma av med NIF.
4. Så fakturerar du medlemskap
Det finns två sätt att lägga upp ett medlemskap: antingen lägger organisationen upp det eller så gör medlemmen det själv. Du kan läsa mer om tillvägagångssättet här, eller se en video som förklarar tillvägagångssättet.
5. Så skickar du en betalningspåminnelse
Påminnelser om fakturor kan skickas från medlemslistan eller fakturajournalen. Fördelen med påminnelser från fakturajournalen är att både du och fakturamottagaren ser antalet påminnelser, och att du lättare kan filtrera fakturor. Hur det går till konkret kan du läsa mer om här, där du också hittar en video som beskriver tillvägagångssättet.
6. Koppla familjemedlemmar till en medlem
Administratören kan lägga till familjemedlemmar i samband med familjemedlemskap och för att ge medlemmar möjlighet att administrera någon annan. Medlemmar kan också själva lägga till familjemedlemmar via Min sida, eller, om klubben väljer att låta medlemmarna lägga upp medlemskap själva, via bekräftelse- och betalningsmeddelandet. Här hittar du en användarguide i ämnet.
7. Lägga upp en anmälan
Att lägga upp en anmälan är ett större arbete, och en anmälan består av flera delar, både vid uppsättning och vid användning. Vi har därför en hel sida med olika guider som handlar om anmälan.
8. Så lägger du upp betalningsplaner
En betalningsplan är en uppsättning för fakturering av en avgift fördelad på flera delbetalningar. Genom att lägga upp en betalningsplan kan du dela upp en avgift på flera delbetalningar, och du kan ställa in automatisk fakturering av avgiften. När fakturan skickas ut bestämmer du själv i uppsättningen. En guide för uppsättning hittar du här.
9. Så skapar du en aktivitet i Rubic Connect
Det enklaste sättet att visa hur det går till är att visa tillvägagångssättet i en video, som du hittar här.
10. Återbetalning av faktura
Om du vill återbetala en faktura kan du enkelt göra det genom att gå in på fakturan och trycka på ”Redigera”. Om användaren har betalat med kort eller Vipps ser du ett X till höger om inbetalningen, vilket är återbetalningsknappen. Tryck på den och välj orsak till återbetalningen. Om användaren inte har betalat med kort eller Vipps visas inget sådant X. Då måste du återbetala från organisationens konto.
För att hitta fakturan söker du antingen upp personen i medlemslistan, väljer först fakturor och sedan visa på den aktuella fakturan. Eller så kan du gå via rapporter, hitta fakturajournalen, söka på personen där och sedan välja fakturan.
Användarmanualer och videor
Rubic har ett omfattande bibliotek med användarmanualer och videor som guidar dig genom processerna för att lösa problem och administrera ditt medlemskap. Många av manualerna har nyligen uppdaterats, och flera är helt nya. Du hittar dem samlade här. Och Rubics egen YouTube-kanal, där många av tillvägagångssätten visas, hittar du här.
Rubic.no sätter kundernas behov främst och har en dedikerad och erfaren supportavdelning som är redo att hjälpa dig med alla problem du kan ha med plattformen. Om du har frågor eller problem, tveka inte att höra av dig via e-post eller telefon.