Effektiv medlemsadministration: Norsk Tempoklubb valde Rubic

Norsk Tempoklubb, Norges största veteranklubb med över 5 300 medlemmar, grundades 1990 av Reidar Kjelløkken och Hans Tore Bråten. Målet var att samla alla norrmän med intresse för norsktillverkade tvåtaktsmopeder och -motorcyklar, med tyngdpunkt på Jonas Øglænds produkter. Bråten är i dag ordförande, med Terje Flåt som vice ordförande. Vi har pratat lite med dem om deras övergång till Rubics medlemssystem.

Utmaningar med det gamla systemet

Tidigare använde Norsk Tempoklubb ett medlemssystem som inte längre kunde hantera klubbens växande behov. Systemet var inte användarvänligt, och det var svårt att anpassa medlemsavgifter och betalningsalternativ. Klubben bestämde sig därför för att hitta en ny lösning som kunde effektivisera administrationen och förbättra medlemsupplevelsen.

• Vi har egentligen alltid legat i framkant, rent tekniskt. Ordföranden och jag har arbetat med datorer hela livet. Men det som är lätt och enkelt för oss är inte alltid det för en del av våra medlemmar – några av dem äger inte ens en dator. För några år sedan införde vi ett system – ett tillägg till WordPress – men det hade en del svagheter. Man kunde bara betala med kort, och medlemsavgiften som det satte gick inte att ändra. Det blev avgörande för att vi började se oss om efter ett nytt system, förklarar Flåt.

Valet av Rubics medlemssystem

Efter en grundlig utvärdering valde Norsk Tempoklubb Rubics medlemssystem som sin föredragna plattform.

• Vi har ganska avancerade krav på ett system, bland annat behov av åtkomstkontroll enbart för medlemmar. Har du inte betalat medlemsavgiften finns det mycket nyttig information på bland annat vår webbplats som du inte får tillgång till. Att införa det gav oss många nya medlemmar, fortsätter Bråten, och Flåt fyller i:
• Vi var spända på om Rubic kunde klara det här. Det blev en del möten för att säkerställa att det gick att lösa och att båda parter förstod varandra, innan vi sedan ingick ett avtal till fast pris.

Läs även artikeln: ”Specialanpassad standardlösning håller ordning på stugor och kölista”.

Implementering och användarvänlighet

Övergången till ett nytt system kan vara utmanande för både administration och användare.

• Det tog lite tid att komma i gång, och det blev en liten inlärningskurva för oss som administrerar systemet. Vi var ju vana vid hur det förra fungerade, med sina fel och brister.
• Några utmaningar har det varit, de flesta redan lösta, men det vi märker mest är att det kommer betydligt färre förfrågningar om problem från våra medlemmar jämfört med det förra. Inte minst eftersom de nu kan betala med Vipps.

Med en varierad medlemsgrupp finns det fortfarande några som vill betala medlemsavgiften med inbetalningskort, och det får de förstås. Just den uppgiften måste göras manuellt.

• Som tur är är det enkelt att få in det i systemet igen. Vi har också periodisk medlemsavgift, vilket gör att avgiften löper från den månad du startar medlemskapet. Det måste systemet också ta höjd för. Och, inte minst, åtkomstkontrollen. Vi hade lite startproblem med den, som nog delvis berodde på dålig kommunikation mellan oss och Rubic. Men det löste sig snabbt.

Webbutik med medlemsförmåner

Veteranklubben har också en egen webbutik med bland annat klubbprodukter och specialtillverkade delar som annars är svåra att få tag på.

• Webbutiken har vi nu fått integrerad i systemet, som kommunicerar direkt med medlemslistorna och skiljer mellan medlemmar och icke-medlemmar.

Webbutiken är öppen för alla, men medlemmar som har betalat medlemsavgiften får tillgång till rabatterade priser och en del andra medlemsförmåner, som Tempoposten. Vi är mycket nöjda med hur det löstes. Ett avancerat system som krävde lite arbete för att integreras, men det gick mycket bra.

Fördelar med Rubics medlemssystem

Från att ha haft ett system som de själva specialanpassat efter klubbens önskemål har de nu fått en standardlösning anpassad efter sina behov.

• Det har varit en jättefördel, för det man bygger själv blir svårt att hålla uppdaterat. Vi har insett att vi måste ha ett system som är en kommersiell produkt. Det förra gick det inte att få support på, och det hade många begränsningar.
• Det är en stor fördel att de är norska. Vi har träffat dem personligen och lärt känna dem, både digitalt och fysiskt, vilket förstås gör kommunikationen mycket enklare.
• Vi har också sett att medlemsantalet har ökat lite på sistone. Mycket av äran kan nog tillskrivas att det är enklare för de allra flesta att kunna betala med Vipps. Men också att det var svårt att gå med via det gamla systemet, något som har blivit väldigt enkelt med Rubic.

Läs även artikeln: ”Holmenkollen Skifestival samarbetar med Rubic om en ny volontärportal.”

Framtidsutsikter och kontinuerligt stöd

I dag använder Norsk Tempoklubb bara några få av systemets moduler. Framöver kan de komma att använda fler av de möjligheter och tillägg som systemet erbjuder.

• Vi har diskuterat att ge våra många lokalavdelningar tillgång på sikt. Det är ju en kostnadsfråga också. Vi har en del träffar som arrangeras lokalt – vi har också diskuterat att lägga till en anmälningsdel. Men tills vidare fortsätter vi att lära känna systemet och använda de funktioner vi har. Vi arbetar ju alla ideellt, så huvudpoängen är att göra det här så enkelt som möjligt för både oss och medlemmarna. Och där känner vi nu att vi är på god väg.