Norsk Tempoklubb, Norges største veteranklub med over 5.300 medlemmer, blev stiftet i 1990 af Reidar Kjelløkken og Hans Tore Bråten. Målet var at samle alle nordmænd med interesse for norskproducerede totaktsknallerter og -motorcykler, med hovedvægt på Jonas Øglænds produkter. Bråten er i dag formand, med Terje Flåt som næstformand. Vi har taget en lille snak med dem om deres overgang til Rubics medlemssystem.
Udfordringer med det gamle system
Tidligere brugte Norsk Tempoklubb et medlemssystem, der ikke længere kunne håndtere klubbens voksende behov. Systemet var ikke brugervenligt, og det var en udfordring at tilpasse kontingenter og betalingsmuligheder. Klubben besluttede derfor at finde en ny løsning, der kunne effektivisere administrationen og forbedre medlemsoplevelsen.
- Vi har egentlig altid ligget i front, rent teknologisk. Formanden og jeg har arbejdet med it hele livet. Men det, der er let og enkelt for os, er ikke altid det for en del af vores medlemmer – nogle af dem ejer ikke engang en pc. For nogle år siden indførte vi et system – et plugin til WordPress – men det havde en del svagheder. Man kunne kun betale med kort, og det kontingent, det satte, kunne ikke ændres. Det blev udslagsgivende for, at vi begyndte at se os om efter et nyt system, forklarer Flåt.
Valget af Rubics medlemssystem
Efter en grundig evaluering valgte Norsk Tempoklubb Rubics medlemssystem som deres foretrukne platform.
- Vi har ret avancerede krav til et system, blandt andet behov for adgangskontrol kun for medlemmer. Har du ikke betalt kontingentet, er der meget nyttig info på blandt andet vores hjemmeside, som du ikke får adgang til. At indføre det gav os mange nye medlemmer, fortsætter Bråten og bliver suppleret af Flåt:
- Vi var spændte på, om Rubic kunne klare det. Det blev til en del møder for at sikre, at det kunne løses, og at begge parter forstod hinanden, før vi så indgik en aftale til fast pris.
Læs også artiklen: »Specialtilpasset standardløsning holder styr på hytter og venteliste«.
Implementering og brugervenlighed
Overgangen til et nyt system kan være udfordrende for både administration og brugere.
- Det tog lidt tid at komme i gang, og der var en lille læringskurve for os, der administrerer systemet. Vi har jo været vant til, hvordan det forrige fungerede, med sine fejl og mangler.
- Der har været nogle udfordringer, de fleste allerede løst, men det, vi mærker mest, er, at der er langt færre henvendelser om problemer fra vores medlemmer sammenlignet med det forrige. Ikke mindst fordi de nu kan betale med Vipps.
Med en varieret medlemsgruppe er der stadig nogle, der ønsker at betale kontingent med girokort, og det må de selvfølgelig gerne. Netop den opgave skal gøres manuelt.
- Heldigvis er det nemt at få det ind i systemet igen. Vi har også periodisk kontingent, som gør, at kontingentet løber fra den måned, du starter medlemskabet. Det skulle systemet også tage højde for. Og ikke mindst adgangskontrollen. Vi havde lidt startproblemer med den, som nok delvis skyldtes dårlig kommunikation mellem os og Rubic. Men det løste sig hurtigt.
Webshop med medlemsfordele
Veteranklubben har også sin egen webshop med blandt andet klubeffekter og specialproducerede dele, som ellers er svære at få fat i.
- Webshoppen har vi nu fået integreret i systemet, som taler direkte med medlemslisterne og skelner mellem medlemmer og ikke-medlemmer.
Webshoppen er åben for alle, men medlemmer med betalt kontingent får adgang til rabatterede priser og en række andre medlemsfordele, som Tempoposten. Vi er meget tilfredse med, hvordan det blev løst. Et avanceret system, der krævede lidt arbejde at få integreret, men det gik rigtig godt.
Fordele ved Rubics medlemssystem
Fra at have et system, de selv havde specialtilpasset til klubbens ønsker, har de nu fået en standardløsning tilpasset deres behov.
- Det har været en kæmpe fordel, for det, man laver selv, bliver svært at holde opdateret. Vi har indset, at vi skal have et system, der er et kommercielt produkt. Det forrige var det ikke muligt at få support på, og det havde mange begrænsninger.
- Det er en stor fordel, at de er norske. Vi har mødt dem personligt og lært dem at kende, både digitalt og fysisk, hvilket selvfølgelig giver langt nemmere kommunikation.
- Vi har også set, at medlemstallet er steget lidt på det seneste. Meget af æren kan nok tilskrives, at det er nemmere for langt de fleste at kunne betale med Vipps. Men også, at det var svært at melde sig ind i det gamle system, noget der er blevet gjort meget nemt med Rubic.
Læs også artiklen: »Holmenkollen Skifestival samarbejder med Rubic om ny frivilligportal.«
Fremtidsudsigter og løbende støtte
I dag bruger Norsk Tempoklubb kun nogle få af systemets moduler. Fremover er det muligt, at de vil tage flere af de muligheder og udvidelser, systemet tilbyder, i brug.
- Vi har diskuteret at give vores mange lokalafdelinger adgang på sigt. Det er jo også et spørgsmål om omkostninger. Vi har en del træf, som bliver arrangeret lokalt – vi har også diskuteret at få en tilmeldingsdel med. Men indtil videre fortsætter vi med at lære systemet at kende og bruge de funktioner, vi har. Vi arbejder jo alle på frivillig basis, så hovedpointen er at gøre det så enkelt som muligt for både os og medlemmerne. Og der føler vi nu, at vi er godt på vej.