Holmenkollen Skifestival är ett välkänt namn för de allra flesta. Varje år bjuder de in till folkfest i Kollen, med världscup i nordiska grenar och skidskytte, samt RAW AIR. För att hantera tusentals åskådare, utövare, ledarstab, press och en hel del andra uppgifter är de beroende av många volontärer. Och för att det ska fungera behöver de ett system som tar höjd för detta.
Utvecklat i samarbete
Under våren i år började ledningen för Holmenkollen Skifestival se sig om efter ett alternativ till den volontärportal de redan hade. World Cup Kvitfjell och World Cup Lillehammer har redan använt Rubics volontärmodul i många år, och det var den sistnämnda arrangören som tipsade Skifestivalen om systemet.
- Det finns inte så många system av den här typen på marknaden, och World Cup Lillehammer talade varmt om det. Den ursprungliga volontärportalen är nog mer än tillräckligt bra för de allra flesta, med många bra lösningar för att hantera volontärer. Samtidigt är vi en relativt komplex arrangör med en del speciella behov. Därför inledde vi ett samarbete med Rubic för att vidareutveckla den befintliga lösningen så att den även tar höjd för de behoven, förklarar Jonas Islann Fremstad, marknadskoordinator och volontäransvarig på Holmenkollen Skifestival.
- Vi har hela vägen haft ett mycket bra samarbete, där vi har arbetat tätt ihop för att hitta de bästa lösningarna tillsammans. Jag känner att vi förstår varandra väl. Vi är också mycket stolta över att få arbeta med en så stor och erkänd kund som Holmenkollen Skifestival, och vi är helt beroende av den här typen av samarbete för att utveckla våra lösningar. De som arbetar med det här dagligen ser behoven som uppstår och ser vad som fungerar, utvecklar Lisa-Marie Hovland, rådgivare på Rubic.
Läs även artikeln om hur ”Norway Cup – världens största fotbollsfest” använder Rubic.
Foto: Jacques Holst
I samma lag
Lösningen är så gott som klar, och volontärportalen för både världscupen i skidskytte och Skifest & RAW Air i mars 2023 är öppen för anmälan av volontärer. Arrangören har redan en volontärbas på nästan 2 000, men det kommer ständigt in nya varje år. Och en veckas skidfest kräver sitt.
- Rubics volontärportal hanterar allt från registrering av personuppgifter till matallergier, vilka dagar volontären vill arbeta och inte minst vilka arenor de vill arbeta på. Här har Rubic verkligen spelat i samma lag och tagit fram en lösning där det går att välja tre olika alternativ, och där ansvarig för respektive arena kan godkänna eller avvisa förfrågan. Avvisas den skickas man automatiskt vidare till nästa önskade alternativ. En bra lösning som sparar oss mycket arbete, utvecklar Fremstad innan han fortsätter:
- En ny passchemafunktion har vi också samarbetat om. Den vet jag att vi kommer att ha stor nytta av. Den ger bland annat möjlighet att tilldela pass till en hel grupp eller flera personer på en gång. Det är väldigt tidseffektivt. Vi håller nu på att titta lite på ackrediteringssystemet och vilka förändringar som behövs där. Än så länge skriver vi ut fysiska ackrediteringskort, men på sikt vill vi nog använda lösningen som redan finns i Rubic Connect, med ackrediteringen i appen – det är mer hållbart.
- Holmenkollen Skifestival har mycket självständiga gruppledare, så här har vi byggt upp ett helt nytt användargränssnitt där det är mycket enklare att fördela pass och ha överblick på olika nivåer och avdelningar. Vi ser ju att vi har ett mycket starkt volontärverktyg som vi är ganska ensamma om att erbjuda, tillägger Hovland.
Trygghet genom god tillgänglighet
Allt fler inom vintersporten väljer att använda Rubic, inte minst tack vare de möjligheter som finns i volontärhanteringen.
- Rubic har de senaste månaderna helt enkelt erövrat vinter-Norge. Vi ser ju att många av dem vi samarbetar och har dialog med nu också använder samma system som vi. Det ser vi som en stor fördel, säger Stefan Marx, verksamhetschef för Holmenkollen Skifestival, och fortsätter: Då behöver volontärerna bara registrera sina kontaktuppgifter en gång och kan sedan välja vilka evenemang de vill bidra till. Våra fantastiska volontärer bidrar ju gärna till flera evenemang per år.
- Nu ser vi fram emot att komma i gång ordentligt med systemet och använda alla funktioner. Vi förväntar oss att det avsevärt förenklar administrationen av våra komplexa evenemang och kommunikationen med våra volontärer, tillägger han.
- Vi har upplevt samarbetet som mycket bra, både med Lisa-Marie och Rune, som vi har haft mest kontakt med, och med utvecklarna, som har deltagit i möten och finns tillgängliga för frågor. Särskilt tillgängligheten vill jag berömma dem för – vi kan ringa när som helst på dygnet. Det är en stor trygghet för oss, som vi tar med oss in i evenemangen i mars 2023, avslutar Fremstad, och Hovland fyller i:
- World Cup Lillehammer och World Cup Kvitfjell har ju funnits med oss sedan starten och varit med och byggt upp den ursprungliga volontärmodulen. I år har vi, utöver Holmenkollen Skifestival, även fått med Vikersund Hoppsenter, Skiforeningen och norska mästerskapen på skidor i Gjøvik i januari 2023. Målet är att samla skidsportsorganisationerna efter ett år för att tillsammans dra lärdomar, lära av varandra och skapa en stark gemenskap där alla kan dra nytta av varandra, samt fortsätta att utveckla modulen.
Foto: Jacques Holst
Anmäl dig som volontär till årets evenemang i Holmenkollen:
Klicka på länken och anmäl dig som volontär:
– Världscupen i skidskytte
– Världscupen i nordisk skidsport (längdskidåkning, nordisk kombination och Raw Air)