Holmenkollen Skifestival er et kendt navn for de fleste. Hvert år inviterer de til folkefest i Kollen med World Cup i nordiske discipliner og skiskydning samt RAW AIR. For at håndtere tusindvis af tilskuere, udøvere, trænerteams, presse og en hel del andre opgaver er de afhængige af mange frivillige. Og for at det skal fungere, har de brug for et system, der tager højde for det.
Udviklet i samarbejde
I foråret i år begyndte ledelsen i Holmenkollen Skifestival at se sig om efter et alternativ til den frivilligportal, de allerede havde. World Cup Kvitfjell og World Cup Lillehammer har allerede brugt Rubics frivilligmodul i mange år, og det var sidstnævnte arrangør, der tippede Skifestivalen om systemet.
- Der er ikke så mange systemer af denne type på markedet, og World Cup Lillehammer talte varmt om det. Den oprindelige frivilligportal er nok mere end god nok for de fleste, med mange gode løsninger til at håndtere frivillige. Samtidig er vi en relativt kompleks arrangør med en del særlige behov. Derfor indgik vi et samarbejde med Rubic om at videreudvikle den eksisterende løsning, så den også tager højde for disse behov, forklarer Jonas Islann Fremstad, marketingkoordinator og frivilligansvarlig i Holmenkollen Skifestival.
- Vi har hele vejen haft et rigtig godt samarbejde, hvor vi har arbejdet tæt sammen om at finde de bedste løsninger. Jeg føler, vi forstår hinanden godt. Vi er også meget stolte af at arbejde med en så stor og anerkendt kunde som Holmenkollen Skifestival, og vi er helt afhængige af denne type samarbejde for at udvikle vores løsninger. Dem, der arbejder med det til daglig, ser de behov, der opstår, og ser, hvad der fungerer, uddyber Lisa-Marie Hovland, rådgiver i Rubic.
Læs også artiklen om, hvordan »Norway Cup – verdens største fodboldfest« bruger Rubic.
Foto: Jacques Holst
På samme hold
Løsningen er så godt som færdig, og frivilligportalen for både World Cup i skiskydning og Skifest & RAW Air i marts 2023 er åben for tilmelding af frivillige. Arrangøren har allerede en frivilligbase på næsten 2.000, men der kommer hele tiden nye til hvert år. Og en uges skifest kræver sit.
- Rubics frivilligportal håndterer alt fra registrering af personoplysninger til madallergier, hvilke dage den frivillige vil arbejde, og ikke mindst hvilke arenaer de ønsker at arbejde på. Her har Rubic virkelig spillet på samme hold og lavet en løsning, hvor det er muligt at vælge tre forskellige alternativer, og hvor lederen for den enkelte arena kan godkende eller afvise anmodningen. Bliver den afvist, sendes man automatisk videre til det næste ønskede alternativ. En god løsning, der sparer os for meget arbejde, uddyber Fremstad, før han fortsætter:
- En ny vagtplanfunktion har vi også samarbejdet om. Den ved jeg, at vi kommer til at få meget gavn af. Den giver blandt andet mulighed for at tildele vagter til en hel gruppe eller flere personer på én gang. Det er meget tidseffektivt. Vi er nu ved at se lidt på akkrediteringssystemet, og hvilke ændringer der er behov for der. Indtil videre printer vi fysiske akkrediteringskort, men på sigt vil vi nok bruge den løsning, der allerede findes i Rubic Connect, med akkrediteringen i appen – det er mere bæredygtigt.
- Holmenkollen Skifestival har meget selvstændige gruppeledere, så her har vi bygget en helt ny brugerflade, hvor det er meget nemmere at fordele vagter og have overblik på forskellige niveauer og afdelinger. Vi kan jo se, at vi har et meget stærkt frivilligværktøj, som vi er temmelig alene om at tilbyde, tilføjer Hovland.
Tryghed gennem god tilgængelighed
Stadig flere inden for vintersporten vælger at bruge Rubic, ikke mindst på grund af de muligheder, der ligger i frivilligstyringen.
- Rubic har de seneste måneder ganske enkelt erobret vinter-Norge. Vi kan jo se, at mange af dem, vi samarbejder med og er i dialog med, nu også bruger samme system som os. Det ser vi som en stor fordel, siger Stefan Marx, daglig leder i Holmenkollen Skifestival, og fortsætter: Så behøver de frivillige kun at registrere deres kontaktoplysninger én gang og derefter vælge de arrangementer, de vil bidrage til. Vores fantastiske frivillige bidrager jo gerne til flere arrangementer om året.
- Nu ser vi frem til at komme ordentligt i gang med systemet og bruge alle funktioner. Vi forventer, at det vil forenkle administrationen af vores komplekse arrangementer og kommunikationen med vores frivillige betydeligt, tilføjer han.
- Vi har oplevet samarbejdet som rigtig godt, både med Lisa-Marie og Rune, som vi har haft mest kontakt med, og også med udviklerne, som har deltaget i møder og er tilgængelige for spørgsmål. Især tilgængeligheden vil jeg rose dem for – vi kan ringe når som helst på døgnet. Det er en stor tryghed for os, som vi tager med ind i arrangementerne i marts 2023, afslutter Fremstad og suppleres af Hovland:
- World Cup Lillehammer og World Cup Kvitfjell har jo været med os siden starten og været med til at bygge det oprindelige frivilligmodul op. I år har vi, ud over Holmenkollen Skifestival, fået Vikersund Hoppsenter, Skiforeningen og de norske mesterskaber på ski i Gjøvik i januar 2023 med. Målet er at samle skisportsorganisationerne efter et år for sammen at høste erfaringer, lære af hinanden og skabe et stærkt fællesskab, hvor alle kan drage nytte af hinanden, samt udvikle modulet løbende.
Foto: Jacques Holst
Meld dig som frivillig til årets arrangementer i Holmenkollen:
Klik på linket, og meld dig som frivillig:
– World Cup i skiskydning
– World Cup i nordisk skisport (langrend, kombineret og Raw Air)