Sådan arrangerer du et event — fra lokal cup til ski-VM
Et vellykket arrangement afhænger af tre ting: god tilmelding, god koordinering af frivillige og god adgangsstyring. Norske arrangører som Norway Cup (1.700 frivillige), Ski-VM 2025 (akkreditering) og Tons of Rock bruger Rubic Arrangør til at håndtere det på én platform — i stedet for at klistre løse tilmeldingsværktøjer, Excel og e-mail sammen.
Hvad skal planlægges først, når du arrangerer et event?
Tre ting bestemmer alt andet: dato, sted og antal deltagere. Når de ligger fast, kan du bygge tilmelding, betaling, frivilligopsætning og kommunikation ovenpå.
En typisk fejl: at starte med "vi har brug for en hjemmeside", før målgruppen er defineret. Vend det om — definér deltagere, ressourcer og frist, så følger resten.
Hvordan sætter du tilmelding op?
Tilmeldingssystemet skal kunne håndtere flere priskategorier (medlemspris, pris for ikke-medlemmer, early bird-pris), rabatkoder, valgmuligheder (T-shirtstørrelse, allergier, kostpræferencer) og automatisk bekræftelse.
Til sportsarrangementer kommer derudover: tilmelding pr. hold, alderskontrol, klassevalg og licenstjek. Til festivaler: billetter med pladsreservation eller fri placering.
Hvilke betalingsmetoder bør du tilbyde?
I Norge er Vipps standarden — uden Vipps mister du betalere. Kort er nødvendigt for udenlandske deltagere. Faktura kræves for virksomheder og holdtilmeldinger.
Pristip: Med Rubic-pakkerne gælder standardgebyret 2,5 % + 2 NOK for kort og 2,5 % + 3 NOK for Vipps. Selvstændig Rubic Event har sit eget gebyr: 2,5 % + 5 NOK pr. tilmelding.
Hvordan koordineres frivillige?
Det er det største koordineringsproblem for arrangører. Du skal vide: hvem der har meldt sig, hvilken vagt de skal have, om de er mødt op, og om de har fået det, de har brug for (mad, T-shirt, instruks).
Rubic Organizer er Rubics frivilligmodul. Den er brugt af Norway Cup til 1.700 frivillige og 4.000 vagter. Hver frivillig får tilmelding, vagttildeling, notifikationer og kvittering i én app.
Hvad er akkreditering, og hvornår har du brug for det?
Akkreditering er rolle- og zoneadgange til et arrangement. Hvilke områder kan en frivillig komme ind på? Hvad med pressen? Backstage? VIP?
Til små arrangementer er farvede T-shirts nok. Til større arrangementer (500+ deltagere/frivillige) har du brug for QR-koder og scanning ved zonerne. Ski-VM 2025 brugte Rubic Akkreditering til dette.
Hvordan kommunikerer du med deltagerne før, under og efter?
Før: bekræftelse på tilmelding, praktisk info, rejsetips, kort, kontaktperson.
Under: opdateringer ved ændringer (vejr, kø, kapacitet). Pushnotifikationer virker bedst — sms som backup.
Efter: takkebesked, feedbackskema, billeder, næste arrangement.
Med Rubic Kommunikation kan du segmentere beskeder (kun til frivillige, kun til hold X) og planlægge udsendelser på forhånd.
Hvad skal der gøres efter arrangementet?
- Økonomisk opgørelse — Vipps-udbetalinger til klubbens konto, leverandørbetalinger, bogføring
- Rapport — antal deltagere, omsætning, omkostninger, nettoresultat
- Feedback — fra frivillige, deltagere, samarbejdspartnere
- Erfaringer — hvad virkede, hvad skal gøres anderledes næste år
- Arkivering — billeder, video, deltagerlister, opgørelser
Forskellen på en lokal cup og et stort arrangement
Lokal cup (50–500 deltagere): ét tilmeldingsskema, én Vipps-konto, én frivilligplan. Rubic Arrangør er nok i sig selv.
Mellemstor festival (500–5.000): flere billetkategorier, sponsorhåndtering, akkreditering af personale. Kræver fuld Rubic Arrangør + Akkreditering.
Stort arrangement (5.000+): internationale deltagere, presse, VIP, eksternt leverandørpersonale. Rubic + integrationer med regnskab (ECIT), POS-systemer (Fygi) og ekstern logistik.
Se Rubic i praksis
Book en gennemgang på 30 minutter, eller test selv i 30 dage.