Norsk Selskap for Fotografi kæmpede med et gammelt system, der var blevet lappet på i mange år, og som til sidst var umuligt at opdatere. Samtidig havde de så komplekse behov, at det var svært at finde et standardsystem, der dækkede det hele. Løsningen var at få systemet tilpasset deres behov.
Indtrykket af Rubic er, at det er en innovativ virksomhed, der er tæt på kunden og har mulighed for at skræddersy og tilpasse løsninger hurtigt. Ingen stor og tung organisation, der skal bruge meget tid på at træffe beslutninger – Johnny Berg, sekretariatsleder i NSFF
Norsk selskap for fotografi (NSFF), stiftet i 1927, er paraplyorganisation for alle 110 amatørfotoklubber i Norge med omkring 3.500 medlemmer. Tidligere havde de et hjemmelavet medlemssystem, der var blevet bygget på i alle retninger, efterhånden som de er vokset.
Fem grunde til at vælge Rubics medlemssystem
Umuligt at vedligeholde det gamle system
Det endte med at blive et system, der var umuligt at vedligeholde. Oprindeligt databasebaseret, men med mange data direkte fra Excel og koblinger i alle retninger.
Dele af systemet var sorteret efter medlemsnummer, andre efter navn eller e-mailadresse, og kodningen var forskellig i de forskellige dele. Ved opdateringer skulle ca. 1.200 sider gennemgås, hvilket i sig selv var et enormt arbejde. Da ham, der havde ansvaret for hele systemet, stoppede, begyndte vi at lede efter et færdigt system, der kunne dække alle vores behov. Det var ingen nem opgave, forklarer Johnny Berg, sekretariatsleder i NSFF.
Komplekse behov
De fik et eksternt bureau til at evaluere systemet, og dommen lød, at der ikke var noget at gøre ved det.
Så gik det hele lidt i stå, for vi havde så specielle behov. NSFF arrangerer blandt andet det norske mesterskab i foto med flere runder i løbet af året, håndterer internationale konkurrencer og har et præmieringssystem for hædersmærker og plaketter på forskellige niveauer.
Medlemssystemet Rubic har funktioner til alle behov
Specialtilpasset NSFF's behov
Helt tilfældigt var Berg til Fakkelprisen-uddelingen i Lillehammer i februar 2019, hvor Rubics medlemssystem var nomineret til iværksætterprisen. Det vakte hans interesse, han tog kontakt og fik en grundig præsentation.
Da så jeg, at deres system kunne dække mange af de behov, vi havde, og derudover meget mere, selv om det samtidig havde nogle mangler. Men som medlemsregister for os fungerede det tilsyneladende fint. Rune (Solholm Bakken fra Rubic) gennemgik grundigt vores krav, og hvad vi allerede havde, og gav os et fordelagtigt tilbud, der dækkede både medlemssystem og en specialtilpasset konkurrencedel, som tog højde for præmiering og pointtildeling. Prisen afspejlede, at Rubic også så dette som en fordel for egen virksomhed og som en videreudvikling af systemet, så det kunne passe til alle typer organisationer.
Tilpasninger og justeringer
I foråret 2019 blev kontrakten underskrevet med en plan om opstart i januar 2020, men med en mængde tilpasninger og justeringer, der skulle laves undervejs.
Processen har været meget nem, med mange hyggelige møder og gennemgange. Mange af møderne i opstarten handlede om, at Rubic skulle sætte sig ind i vores komplekse system. Alene det skræddersyede konkurrencemodul består af fire alternativer: klubkonkurrencer, som kun skal være synlige for den pågældende klub. Nationale konkurrencer, som skal være synlige for alle. Nogle konkurrencer giver patronage (hædersmærker), nogle giver point, andre ikke. Og alt dette, samt selve mesterskabet, skal kobles til et medlemsregister.
Tæt samarbejde med Abaris
Abaris Consulting i Gudbrandsdalen har været samarbejdspartner siden opstarten og lavede den første version af det, der i dag er Rubic. De har også været en vigtig brik i den specialtilpassede version til NSFF:
Det har været en glæde for os i Abaris at kunne levere et skræddersyet konkurrencesystem til NSFF i samarbejde med Rubic. Rubic-platformen har bevist sin styrke og fleksibilitet ved, at vi har formået at implementere det, kunden ønskede, med Rubics standardmedlemsadministration som kerne. Vi er stolte af at kunne bidrage til, at NSFF nu har en moderne cloudbaseret IT-løsning, som medlemmerne sætter pris på, forklarer Lars Tungen, daglig leder i Abaris.
Enklere system giver øget deltagelse
Systemet blev som planlagt sat i drift ved nytår 2020, og de har allerede gennemført første del af et norsk mesterskab ved hjælp af den skræddersyede løsning.
Vi havde jo tænkt os at få testet en del før opstarten, men nu blev det sådan, at vi tester undervejs. Som det ser ud nu, går alt fint. Noget er anderledes end i det gamle system, men det er nu meget nemmere for de lokale klubber både at arrangere og deltage i konkurrencerne. Det betyder igen, at vi ser en stigning i deltagelsen. Vi arbejder stadig på at finde den bedste måde for systemet at håndtere de mange forskellige måder, vi fakturerer på: både på klubniveau og organisationsniveau, og at flere er medlemmer i mere end én klub, men kun skal faktureres ét sted.
De Sandvigske Samlinger fik langt større tilslutning med nyt system
Udelt positive tilbagemeldinger
Foråret 2020 var ikke det bedste tidspunkt at starte nye systemer op. Alligevel ser det ud til, at det er gået rigtig godt for NSFF.
Jeg savner helt klart fysiske møder, den måde at kommunikere på. Samtidig er det gået rigtig godt, og vi har fået udelt positive tilbagemeldinger fra medlemmerne, ikke mindst at alt er samlet på én side, og at det giver et godt overblik. Jeg vil helt klart anbefale det til andre. Indtrykket af Rubic er, at det er en innovativ virksomhed, der er tæt på kunden og har mulighed for at skræddersy og tilpasse løsninger hurtigt. De har en grundpakke, der kan justeres til brugerne. Vi oplever løbende ændringer til vores fordel. Ikke kun det, vi selv beder om, men konstante opdateringer, der forbedrer funktionaliteten.