Att planera ett byte av medlemssystem kan vara en nyttig process för föreningar och organisationer. Det ger möjlighet att gå igenom vad man håller på med i dag och hur man gör det. Det kan finnas processer som är onödiga eller komplicerade och som bör omprövas, eller saker man absolut behöver börja med. Ett byte av medlemssystem ger också en unik möjlighet att städa upp, genom att gå igenom all data som har samlats in under flera år och få bättre överblick över medlemmarna. Hela processen kan skapa intresse och fokus på vad som är viktigt och vilka möjligheter man har att utveckla föreningen.
Här kommer några tips: vad är egentligen behovet, och vad bör man tänka på?
1. Välj ett system med enkla och säkra betalningslösningar
Vi vill alla känna oss trygga när vi handlar på nätet, för vi vill kunna lita på att betalningen sker på ett säkert sätt som skyddar personuppgifterna.
Ju smidigare upplevelsen är för kunderna, desto större är sannolikheten att ett köp genomförs. Genom att erbjuda flera betalningsmetoder och möjlighet att spara uppgifter går du inte miste om köp på grund av onödiga komplikationer. Inte minst måste fakturan vara lättillgänglig, antingen via mejl, Min sida eller app, där medlemmarna själva får överblick över vad som ska betalas.
Som förening tar man ofta betalt för medlemsavgift, aktiviteter, anmälningar eller annat som är en viktig inkomstkälla för föreningen. Lika viktigt är det att göra det enkelt att fakturera och hålla koll på vad som är betalt och obetalt. Det finns möjlighet att skicka ut mejl och påminnelser och kontrollera status på betalningar när som helst.
Har du svårt att få in medlemsavgifterna? Läs mer här.
2. Kommunikation
Kommunikation är krävande – men möjlig att göra effektiv. Kommunikation är ofta nyckeln till framgång. När du väljer ett medlemssystem som ger dig god överblick över alla medlemmar bör du också se till att du kan kommunicera med dem från samma system. Med många medlemmar kan det vara svårt att ha överblick och få in medlemsavgifter, och ännu svårare att nå ut till alla med viktig information.
God kommunikation är avgörande för att en förening ska fungera effektivt och bra – oavsett om det gäller fördelning av pass, genomförande av evenemang, ändrade träningstider, anmälningar till kurser, kallelser till möten eller registrering av betalningar. Ofta beror problemen helt enkelt på dålig kommunikation, att man inte har tillräckligt bra verktyg för att nå alla. Därför är det viktigt att man har bra kommunikationsverktyg som mejl, sms, direktmeddelanden och möjlighet att skicka push-notiser via app.
Ett system – integrerat med medlemssystemet – direkt i telefonen förbättrar kommunikationen radikalt för de allra flesta föreningar. Rubics meddelandesystem är kraftfullt och enkelt. Med några knapptryck når man enkelt ut till sina medlemmar eller enskilda medlemmar.
3. Medlemssystem med tillhörande app
Ett medlemssystem ska vara enkelt för användarna och lättillgängligt, helst med allt på ett ställe direkt i fickan via telefonen. Som organisation behöver du ett system som fungerar både för medlemmar i alla åldrar och för stödpersonalen. Med en app blir tröskeln lägre för att engagera sig, sätta sig in i funktionerna och använda det dagligen.
”Rubic Connect – en app för allt!”
Rubic var först i Norge med både app och medlemsregister och ser en stor fördel i att appen kom först. Vi har lång erfarenhet, och just nu kommer en ny generation av Rubic. I höst lanserar vi en helt ny app, ”Rubic Connect”, som ska ersätta LagetMitt.
4. Skräddarsytt och anpassat till varje roll
Rubics medlemssystem används av både idrottsföreningar, arrangörer och föreningar. Även av specialförbund som Norsk selskap for fotografi (NSFF) och Norges Skytterforbund (NSF), med helt speciella och komplexa utmaningar. Nyligen lanserade vi ett nytt system för Oslodistriktet inom Norsk kolonihageforbund med ett specialutvecklat väntelistsystem. Min sida, fakturering och väntelistor hanteras av Rubics standardsystem för medlemmar.
Rubic är byggt så att det är enkelt att göra specialanpassningar, och vår långa erfarenhet av skräddarsydda lösningar för alla typer av föreningar ser vi som en stor fördel. Det gör också att vi kan erbjuda bra priser på specialanpassningar av medlemssystemet. Systemet är utvecklat i Norge och därför anpassat till norska föreningars verklighet och behov.
I en organisation, idrottsklubb eller förening är vissa avlönade medan andra arbetar ideellt. Det är viktigt att välja ett system som är skräddarsytt för de olika roller och uppdrag man har. Det frigör tid. Om du fördelar träningstider behöver du inte samma behörighet som ekonomifunktionen har. I Rubic är gränssnittet anpassat till varje roll, och alla funktioner som är onödiga för den roll man har är borttagna. När du loggar in som verksamhetschef, tränare, ansvarig för ideellt arbete eller styrelseledamot har du tillgång till de funktioner som underlättar dina uppgifter.
5. Sätt det ideella arbetet i system
De viktigaste människorna i det ideella Norge är volontärerna. De som tar på sig uppdrag och är drivande krafter – det är de som lägger sin fritid på att hålla hjulen i gång. För att behålla dessa resurser är det viktigt med verktyg som förenklar. Med enkla, överskådliga och digitala lösningar tar man bort de manuella uppgifterna. Det frigör tid till det som är viktigt och ökar lusten att bidra. På så sätt förhindrar man också hög omsättning på centrala roller.
Att få tag på tillräckligt många volontärer varje år är för de flesta arrangörer det riktigt stora jobbet. Rekryteringsprocessen kan vara utmanande, och efter 2 år med pandemi har det inte blivit enklare för arrangörerna. Lyckligtvis finns det alltid några eldsjälar som troget dyker upp år efter år, men oftast behöver man betydligt fler än så. Då hjälper det mycket om arrangören har ett välfungerande rekryteringssystem som är lättillgängligt och där det är enkelt att anmäla sig. Vi ser också att det är lönsamt och enkelt att låta volontärerna välja pass själva – se hur Norway Cup har löst det.
En app för volontärerna med kommunikationsplattform, översikt över pass, ackreditering och kommunikation. Den nyligen lanserade Rubic Connect-appen används aktivt av både arrangörerna och volontärerna. I appen får volontärerna en översikt över sina pass med tillhörande information. De ansvariga kan enkelt kommunicera via gruppmeddelanden och hitta nödvändiga kontaktuppgifter till volontärerna. I appen finns även ett nyhetsflöde där man enkelt kan lägga ut viktiga meddelanden och statusuppdateringar och även ladda upp bilder.
6. Lättillgänglig support och rådgivning
Funderar du på att byta från gammalt till nytt? För alla föreningar, lag och idrottsklubbar kommer det en tid då det är dags att byta till ett nytt system för medlemshantering. Att ta på sig ansvaret för en sådan övergång kan dock verka skrämmande även för den starkaste ledare. Men du behöver inte längre oroa dig. Vi på Rubic guidar dig genom hela processen och ser till att du kommer tryggt i hamn med ditt nya system. På Rubic har vi stort fokus på support från start till mål, och vi är alltid tillgängliga för våra kunder.
Utöver en bra supportavdelning med hjälpartiklar och personlig support erbjuder vi också ett supportavtal som vi kallar Rubic Kompis. Det här avtalet har vi skapat just för att mycket föreningsarbete och arbete i andra organisationer görs på ideell basis. För att göra arbetet lite lättare för er kan vi ta på oss några av de mest tidskrävande och tråkiga arbetsuppgifterna. Kort sagt: vi gör jobbet åt dig!
Rubic gör medlems- och föreningsarbete enkelt, effektivt och roligt!
Kontakta oss, så tittar vi tillsammans på vad Rubic kan göra för din organisation.