At planlægge et skift af medlemssystem kan være en nyttig proces for foreninger og organisationer. Det giver mulighed for at gennemgå, hvad man laver i dag, og hvordan man gør det. Der kan være processer, som er unødvendige eller komplicerede og bør revurderes, eller ting, man absolut har brug for at begynde med. Et skift af medlemssystem giver også en unik mulighed for at rydde op ved at gennemgå alle de data, der er samlet over flere år, og få et bedre overblik over sine medlemmer. Hele processen kan skabe interesse for og fokus på, hvad der er vigtigt, og hvilke muligheder man har for at udvikle foreningen.
Her kommer nogle tips: Hvad er egentlig behovet, og hvad bør man tænke på?
1. Vælg et system med enkle og sikre betalingsløsninger
Vi ønsker alle at føle os trygge, når vi handler på nettet, for vi vil gerne kunne stole på, at betalingen sker på en sikker måde, der beskytter personoplysningerne.
Jo mere smidig oplevelsen er for kunderne, desto større er sandsynligheden for, at et køb bliver gennemført. Ved at tilbyde flere betalingsmetoder og mulighed for at gemme oplysninger går du ikke glip af køb på grund af unødvendige komplikationer. Ikke mindst skal fakturaen være let tilgængelig, enten via mail, Min side eller app, hvor medlemmerne selv får overblik over, hvad der skal betales.
Som forening tager man ofte betaling for kontingent, aktiviteter, tilmeldinger eller andet, som er en vigtig indtægtskilde for foreningen. Lige så vigtigt er det at gøre det nemt at fakturere og holde styr på, hvad der er betalt og ubetalt. Der er mulighed for at sende e-mails og rykkere ud og tjekke status på betalinger når som helst.
Kæmper du med at få kontingenterne ind? Læs mere her.
2. Kommunikation
Kommunikation er krævende – men det er muligt at gøre den effektiv. Kommunikation er ofte nøglen til succes. Når du vælger et medlemssystem, der giver dig godt overblik over alle medlemmerne, bør du også sørge for, at du kan kommunikere med dem fra samme system. Med mange medlemmer kan det være svært at bevare overblikket og få kontingenterne ind, og endnu sværere at nå ud til alle med vigtig information.
God kommunikation er afgørende for, at en forening kan fungere effektivt og godt – uanset om det gælder fordeling af vagter, afvikling af arrangementer, ændring af træningstider, tilmeldinger til kurser, indkaldelser til møder eller registrering af betalinger. Ofte skyldes problemerne simpelthen dårlig kommunikation – at man ikke har gode nok værktøjer til at nå alle. Derfor er det vigtigt, at man har gode kommunikationsværktøjer som mail, sms, direkte beskeder og mulighed for at sende push-notifikationer via app.
Ét system – integreret med medlemssystemet – direkte på telefonen vil forbedre kommunikationen radikalt for langt de fleste foreninger. Rubics beskedsystem er kraftfuldt og enkelt. Med nogle få tastetryk kan man nemt nå ud til sine medlemmer eller enkelte medlemmer.
3. Medlemssystem med tilhørende app
Et medlemssystem skal være enkelt for brugerne og let tilgængeligt, helst med alt samlet ét sted lige i lommen via telefonen. Som organisation skal du have et system, der fungerer både for medlemmer i alle aldre og for støttepersonalet. Med en app bliver tærsklen lavere for at engagere sig, sætte sig ind i funktionerne og bruge det dagligt.
»Rubic Connect – én app til alt!«
Rubic var først i Norge med både app og medlemsregister og ser en stor fordel i, at appen kom først. Vi har lang erfaring, og i disse dage kommer der en ny generation af Rubic. Til efteråret lancerer vi en splinterny app, »Rubic Connect«, som skal erstatte LagetMitt.
4. Skræddersyet og tilpasset hver rolle
Rubics medlemssystemer bruges af både idrætsforeninger, arrangører og foreninger. Også af specialforbund som Norsk selskap for fotografi (NSFF) og Norges Skytterforbund (NSF), der har helt særlige og komplekse udfordringer. For nylig har vi lanceret et nyt system til Oslo-kredsen af Norsk kolonihageforbund med et specialudviklet ventelistesystem. Min side, fakturering og ventelister håndteres af Rubics standardsystem for medlemmer.
Rubic er bygget, så det er nemt at lave specialtilpasninger, og vores lange erfaring med skræddersyede løsninger til alle typer foreninger ser vi som en stor fordel. Det gør også, at vi kan tilbyde gode priser på specialtilpasninger af medlemssystemet. Systemet er udviklet i Norge og derfor tilpasset virkeligheden og behovene i norske foreninger.
I en organisation, idrætsklub eller forening er nogle lønnede, mens andre arbejder frivilligt. Det er vigtigt at vælge et system, der er skræddersyet til de forskellige roller og tillidsposter, man har. Det frigør tid. Hvis du fordeler træningstider, har du ikke brug for den samme adgang som økonomifunktionen. I Rubic er brugerfladen tilpasset hver rolle, og alle funktioner, der er unødvendige for den rolle, man har, er fjernet. Når du logger ind som daglig leder, træner, ansvarlig for frivilligt arbejde eller bestyrelsesmedlem, har du adgang til de funktioner, der letter dine opgaver.
5. Sæt det frivillige arbejde i system
De vigtigste mennesker i det frivillige Norge er de frivillige. Dem, der påtager sig tillidshverv og er primus motor – det er dem, der bruger deres fritid på at holde hjulene i gang. For at fastholde disse ressourcer er det vigtigt med værktøjer, der forenkler. Med enkle, overskuelige og digitale løsninger fjerner man de manuelle opgaver. Det frigør tid til det, der er vigtigt, og øger lysten til at bidrage. På den måde forhindrer man også stor udskiftning på centrale poster.
At skaffe nok frivillige hvert år er for de fleste arrangører den virkelig store opgave. Rekrutteringsprocessen kan være udfordrende, og efter 2 år med pandemi er det ikke blevet nemmere for arrangørerne. Heldigvis er der altid nogle ildsjæle, der trofast møder op år efter år, men man har som regel brug for langt flere end det. Så hjælper det meget, hvis arrangøren har et velfungerende rekrutteringssystem, der er let tilgængeligt, og hvor det er nemt at tilmelde sig. Vi ser også, at det er rentabelt og nemt at lade de frivillige vælge vagter selv – se, hvordan Norway Cup har løst det.
En app til de frivillige med kommunikationsplatform, overblik over vagter, akkreditering og kommunikation. Den nyligt lancerede Rubic Connect-app bruges aktivt af både arrangørerne og de frivillige. I appen får de frivillige overblik over deres vagter med tilhørende information. De ansvarlige kan nemt kommunikere via gruppebeskeder og finde de nødvendige kontaktoplysninger på de frivillige. Der er også et nyhedsfeed i appen, hvor man nemt kan lægge vigtige beskeder og statusopdateringer ud og også uploade billeder.
6. Let tilgængelig support og rådgivning
Går du med et ønske om at skifte fra gammelt til nyt? For alle foreninger, hold og idrætsklubber kommer der et tidspunkt, hvor det er på tide at skifte til et nyt system til medlemshåndtering. At påtage sig ansvaret for sådan en overgang kan dog virke skræmmende for selv den stærkeste leder. Men du behøver ikke længere at bekymre dig. Vi i Rubic guider dig gennem hele processen og sørger for, at du kommer sikkert i havn med dit nye system. I Rubic har vi stort fokus på support fra start til slut, og vi er altid tilgængelige for vores kunder.
Ud over en god supportafdeling med hjælpeartikler og personlig support tilbyder vi også en supportaftale, som vi kalder Rubic Kompis. Denne aftale har vi oprettet, netop fordi meget foreningsarbejde og arbejde i andre organisationer udføres på frivillig basis. For at gøre arbejdet lidt lettere for jer kan vi påtage os nogle af de mest tidskrævende og kedelige arbejdsopgaver. Kort sagt: Vi gør arbejdet for dig!
Rubic gør medlems- og foreningsarbejde nemt, effektivt og sjovt!
Kontakt os, så ser vi sammen på, hvad Rubic kan gøre for din organisation.