Kommunikation är viktigare än någonsin. I år är det Frivillighetens år, och vad är då mer naturligt än att få på plats ett bra system med både överblick, användarvänlighet och goda kommunikationsmöjligheter?
Stora och små evenemang är helt beroende av volontärer. Men det kan vara svårt att hålla koll på så många människor, var de ska vara, plötsliga förändringar och ett bra sätt att kommunicera detta till varandra.
- Därför är det viktigt att ha ett bra system med överblick över dem som har varit med tidigare och verktyg för att rekrytera nya. Men kanske viktigast av allt: ett system som gör det enkelt att kommunicera sinsemellan. När flera hundra volontärer ska organiseras är det viktigt att ha ett användarvänligt och effektivt system.
Volontärarbete gjort enkelt och effektivt
Rubic Funksjonær är en av många moduler som Rubic erbjuder. Systemet används flitigt vid större evenemang som Norway Cup, ParaVM2022, Peergynt, World Cup Kvitfjell, och många andra större och mindre evenemang.
- Här får du en komplett lösning för hantering av volontärer, där du kan planera evenemanget från planeringsstadiet till färdig nedmontering. Systemet utvecklas ständigt för att optimera lösningar som rekrytering, organisering, samverkan, ackreditering och planering av pass, utifrån återkoppling från användarna, förklarar Lisa-Marie Hovland, som arbetar med försäljning och marknadsföring på Rubic.
Modulen är integrerad med medlemsregistret, med Rubic Medlem som grund. Alla funktionärer från tidigare år finns inlagda, med kontaktuppgifter och historik. Det gör det enkelt för arrangörerna att hålla kontakten med volontärerna före, under och efter evenemanget.
1 600 volontärer och 5 200 pass
Norway Cup är känd för att vara en av världens största fotbollsturneringar. På Ekebergsletta samlas människor från hela världen första veckan i augusti. Runt 1 600 volontärer och 5 200 pass ska samordnas på 17 olika avdelningar. Då är det viktigt att ha ett välfungerande hjälpmedel som Rubics system för volontärhantering, som gör det enkelt att kommunicera med och organisera volontärerna. Det här var återkopplingen från Norway Cup:
- Vi är mycket nöjda med servicen och med att Rubic är villiga att vidareutveckla och göra ändringar i systemet under processens gång. Det tycker vi är helt avgörande för ett fortsatt samarbete. Vi har valt Rubic som vår nya samarbetspartner eftersom det är ett enkelt system som vi tror kan fungera tillsammans med vårt komplexa system. Både internt och externt.
Norway Cup har använt volontärmodulen för rekrytering, anmälan och planering av volontärpass. Genom lösningen har det varit förhållandevis enkelt att få fram tillräckligt många volontärer till årets evenemang, till skillnad från många andra arrangörer som rapporterar att det har varit krävande.
Tillhörande app med närvaroregistrering
En app för volontärerna med inbyggd kommunikationsplattform, översikt över pass, ackreditering och kommunikation – det är den nya vardagen med Rubic.
- Den nyligen lanserade Rubic Connect-appen används aktivt av både arrangörerna och volontärerna. I appen får volontärerna en översikt över sina pass med tillhörande information. De ansvariga kan enkelt kommunicera via gruppmeddelanden och hitta nödvändiga kontaktuppgifter till volontärerna. I appen finns även ett nyhetsflöde där man enkelt kan lägga ut viktiga meddelanden och statusuppdateringar och ladda upp bilder, fortsätter Anders Retterås, utvecklingsansvarig på Rubic.
Som arrangör är det viktigt att ha koll på vilka som ska komma till det ideella arbetet och vid behov registrera frånvaro om någon inte dyker upp. Volontären kan också själv anmäla närvaro i Rubic Connect via GPS-koordinater i appen om hen är i närheten. Rubic Connect ger dig full överblick över volontärerna.
Ackreditering
Vid större evenemang finns det också ofta behov av att registrera personer för tillträde till särskilda platser. Det har man tagit höjd för, med möjlighet till ett digitalt eller fysiskt ackrediteringskort med möjlighet till foto av personen på kortet.
- Rubics ackrediteringsfunktion gör det enkelt att hålla koll på vem som är var och vem som ska ha tillträde till de olika områdena på arenorna. Rubic har också en integration med FIS:s system för deltagare, stödpersonal och övriga roller, fortsätter Anders Retterås.
Rekrytering
Många arrangörer har svårt att få tag på volontärer. Rekryteringsprocessen ska vara enkel och lättillgänglig både för dem som är intresserade och för dem som är arrangörer. Rubic Funksjonær hjälper dig bort från kalkylark och gula lappar och över till en strukturerad, enkel och effektiv vardag. Här kan volontärer anmäla sig eller hämtas från medlemssystemet.
- Med Rubic Funksjonær skapar du en egen landningssida med allt innehåll för evenemanget. Länken till den kan mejlas till förra årets volontärer eller andra kontaktlistor, eller – kanske allra bäst – så använder du Rubics medlemsregister. Modulen är nämligen integrerad i Rubic Medlem. När landningssidan är upprättad och distribuerad anmäler alla engagerade eldsjälar på samma sida när de kan ställa upp. Du som arrangör får överblick och ett enkelt sätt att kommunicera med volontärerna. Sms- och mejlverktyget är mycket effektiva hjälpmedel före, under och efter evenemanget, avslutar Lisa-Marie Hovland.
Kom ihåg: Frivillighetens år 2022!
Vårt land har många stora hjältar inom det ideella arbetet, och de förtjänar alla en stor hyllning. Utan dem hade det varit trist både på idrottsarenor, kulturarenor och annat som samlar mycket folk. Se hur man kan hedra dem på sidan för ”Frivillighetens år”!
Läs mer om hur man kan motivera volontärerna här.
Vill du ha mer information om Rubic Frivillighet? Kontakta oss!
