”Var du volontär under OS i Lillehammer?” Att vara volontär var på allas läppar åren före, under och strax efter OS 1994, snart 25 år sedan! Om Rubic Funksjonær hade funnits på den tiden hade det kanske använts. För att synliggöra behovet av funktionärer, få på plats pass och uppgifter, kommunicera med alla volontärer och mycket, mycket mer.
Även lite mindre evenemang kan vara krävande nog att administrera väl. Men gemensamt för evenemang, vare sig det gäller idrott, kultur, friluftsliv eller vad du vill, är att det är mycket som ska samordnas. Utan ett system som tar hand om alla behov blir det snabbt många gula lappar och Excel-tabeller. Men systemet finns, och det heter Rubic Funksjonær.
Enkel rekrytering
Att få tag i tillräckligt många volontärer är vid de flesta evenemang det riktigt stora jobbet. Vissa är eldsjälar och är med år efter år, med andra krävs det mer arbete. Det hjälper förstås om arrangören har ett bra rekryteringssystem att arbeta med. Med Rubic Funksjonær skapar du en egen landningssida med allt innehåll för evenemanget. Länken till den kan skickas med e-post till fjolårets volontärer eller andra kontaktlistor, eller, kanske allra bäst, du använder Rubics medlemsregister. Rubic Funksjonær är en modul som är integrerad med Rubic Medlem. När landningssidan är på plats och distribuerad, då börjar saker hända! Bland annat anmäler alla positiva eldsjälar på landningssidan när de kan ställa upp. Du som arrangör ser att saker tar form.
Kommunikation med volontärer
Peer Gynt-festivalen i Vinstra har 350 volontärer. Tänk vilket jobb det är att ge besked och återkoppling till alla dessa! Peer Gynt började använda Rubic Funksjonær för ett par år sedan, och nu flyter informationen hur lätt som helst. Verksamhetschefen Marit Lien har mycket gott att säga.
”Det första året användes Rubic mest för att skicka ut e-post och sms. I dag hittar du all möjlig information från verksamhetschefen, viktiga besked och tack-för-i-dag-meddelanden.”
”När vi har ett system som Rubic för att organisera allt har vi lättare att hålla koll på att saker blir gjorda. Man slipper fråga gruppledarna hela tiden om diverse information har skickats ut. Det hjälper väldigt mycket när man inte behöver vara ’den där kontrollerande chefen’ hela tiden, understryker Lien.”
Här kan du läsa mer om de goda erfarenheter Peer Gynt-festivalen har haft av Rubic Funksjonær.
Prova gratis i 30 dagar!
Rubic gör medlems- och föreningsarbete enkelt, effektivt och roligt!
Kontakta oss, så tittar vi tillsammans på vad Rubic kan göra för din organisation.