Stora och små evenemang är helt beroende av volontärer. Då är det viktigt att ha ett bra system med överblick över dem som har varit med tidigare och verktyg för att rekrytera nya. Men kanske viktigast av allt: ett system som gör det enkelt att kommunicera med varandra.
Att få tag på tillräckligt många volontärer varje år är för de flesta arrangörer det riktigt stora jobbet. Som tur är finns det alltid några eldsjälar som troget ställer upp år efter år, men oftast behövs betydligt fler än så. Då hjälper det mycket om arrangören har ett välfungerande rekryteringssystem.
Egen modul för ideellt arbete
Det finns lite som kan mäta sig med den norska andan av ideellt arbete (dugnad). Eldsjälar och ivriga volontärer ställer mer än gärna upp när det arrangeras festivaler, idrottsevenemang, loppmarknader, samlingar och tävlingar.
Vi gräddar våfflor, delar ut startnummer, sätter upp staket och står i kiosken. Rubic Funksjonær är systemets modul för ideellt arbete och fungerar som ett användbart rekryteringssystem samtidigt som det håller överblick över alla.
Vi behövde något nytt, eftersom systemet vi hade började bli föråldrat. Vi behövde ett system där funktionärer kan anmäla sig, där vi kan kartlägga behov av övernattning och mat, samt ett belöningssystem.
Kocken tar fram en egen rapport över alla matallergier, och vi kan se vem som ska ha vad och vid vilken tid, förklarar Bente Fjellstad Bjørge i organisationskommittén för World Cup Kvitfjell, och backchefen Per Arne Kleven fyller i;
Möjligheterna finns ju där! Jag skickar ut sms varje eftermiddag till backpersonalen, där de får besked om var och när de ska samlas i backen. Bara back-, spår- och arenapersonalen är mellan 160 och 170 personer.
Säljverktyg
När flera hundra volontärer ska organiseras är det viktigt att ha ett effektivt system. Det vet Marit Lien, som är med och arrangerar Peer Gynt-stevnet i Vinstra. Med fyra heltidsanställda, en konstnärlig ledare på halvtid och 350 volontärer i gång under själva festivalen, som hade 31 000 besökare 2017, finns det mycket att hålla reda på.
Nu har vi också importerat alla våra gäster till systemet och använder det även som sms-verktyg, till exempel om det skulle bli några biljetter över till en föreställning.
Sms är en mycket effektiv säljkanal, och även om vi hittills främst har använt Rubic som kommunikationskanal hoppas vi att det också blir ett ännu bättre projektstyrningsverktyg för oss. Det har vi ännu inte hittat något bra system för, och att driva Peer Gynt-stevnet med alla dess evenemang är ett helårsprojekt, säger hon.
Rubic Funksjonær
Rubic Funksjonær hjälper dig bort från kalkylark och gula lappar och in i en strukturerad, enkel och effektiv vardag. Här kan volontärer anmäla sig, eller hämtas från medlemssystemet.
Med Rubic Funksjonær skapar du en egen landningssida med allt innehåll för evenemanget. Länken till den kan skickas med e-post till förra årets volontärer eller andra kontaktlistor, eller – kanske bäst av allt – så använder du Rubics medlemsregister.
Rubic Funksjonær är en modul som är integrerad med Rubic Medlem. När landningssidan är etablerad och distribuerad börjar saker hända! Bland annat anmäler alla positiva eldsjälar på landningssidan när de kan ställa upp. Du som arrangör ser att saker tar form, avslutar Rune Solholm Bakken, grundare av IT-företaget Rubic.
Glöm röriga Excel-ark – här kan du läsa mer om fördelarna med Rubic Funksjonær.