Store og små arrangementer er helt afhængige af frivillige. Derfor er det vigtigt at have et godt system med overblik over dem, der har været med tidligere, og værktøjer til at rekruttere nye. Men måske vigtigst af alt: et system, der gør det nemt at kommunikere indbyrdes.
At skaffe nok frivillige hvert år er for de fleste arrangører den helt store opgave. Heldigvis er der altid nogle ildsjæle, der trofast møder op år efter år, men som regel har man brug for langt flere end det. Så hjælper det meget, hvis arrangøren har et velfungerende rekrutteringssystem.
Eget modul til frivilligt arbejde
Der er ikke meget, der kan måle sig med den norske ånd for frivilligt arbejde (dugnad). Ildsjæle og ivrige frivillige stiller mere end gerne op, når der arrangeres festivaler, idrætsarrangementer, loppemarkeder, samlinger og stævner.
Vi bager vafler, deler startnumre ud, sætter hegn op og står i kiosken. Rubic Funksjonær er systemets modul til frivilligt arbejde og fungerer som et nyttigt rekrutteringssystem, samtidig med at det holder overblik over alle.
Vi skulle have noget nyt, da det system, vi havde, var ved at være forældet. Vi havde brug for et system, hvor hjælpere kan tilmelde sig, hvor vi kan kortlægge behovet for overnatning og mad, samt et belønningssystem.
Kokken trækker en særskilt rapport over alle madallergier, og vi kan se, hvem der skal have hvad og hvornår, forklarer Bente Fjellstad Bjørge fra organisationskomitéen i World Cup Kvitfjell, og bakkechef Per Arne Kleven supplerer;
Mulighederne er der jo! Jeg sender sms hver eftermiddag til bakkemandskabet, hvor de får besked om, hvor og hvornår de skal møde i bakken. Alene bakke-, løjpe- og arenamandskabet er mellem 160 og 170 personer.
Salgsværktøj
Når flere hundrede frivillige skal organiseres, er det vigtigt at have et effektivt system. Det ved Marit Lien, der er med til at arrangere Peer Gynt-stevnet i Vinstra. Med fire fuldtidsansatte, en kunstnerisk leder på halv tid og 350 frivillige i gang under selve stævnet, som havde 31.000 tilskuere i 2017, er der meget at holde styr på.
Nu har vi også importeret alle vores gæster i systemet og bruger det også som sms-værktøj, hvis der for eksempel skulle blive nogle billetter tilovers til en forestilling.
Sms er en meget effektiv salgskanal, og selv om vi indtil videre primært har brugt Rubic som kommunikationskanal, håber vi, at det også bliver et endnu bedre projektstyringsværktøj for os. Det har vi endnu ikke fundet et godt system til, og at drive Peer Gynt-stevnet med alle dets arrangementer er et helårsprojekt, siger hun.
Rubic Funksjonær
Rubic Funksjonær hjælper dig væk fra regneark og gule sedler og over i en struktureret, enkel og effektiv hverdag. Her kan frivillige tilmelde sig eller hentes fra medlemssystemet.
Med Rubic Funksjonær opretter du din egen landingsside med alt indhold til arrangementet. Linket til den kan sendes på mail til sidste års frivillige eller andre kontaktlister, eller – måske allerbedst – du bruger Rubics medlemsregister.
Rubic Funksjonær er et modul, der er integreret med Rubic Medlem. Når landingssiden er oprettet og distribueret, begynder tingene at ske! Blandt andet melder alle de positive ildsjæle på landingssiden, hvornår de kan stille op. Du som arrangør ser, at tingene tager form, slutter Rune Solholm Bakken, stifter af IT-virksomheden Rubic.
Glem alt om rodede Excel-ark – her kan du læse mere om fordelene ved Rubic Funksjonær.