För många lag och föreningar är det nu högsäsong för planering. Då lönar det sig att ta fram ett årshjul – ett kraftfullt verktyg som gör det enklare för alla inblandade, oavsett om det är en idrottsförening, en förening eller en arrangör.
Ett årshjul är en ofta cirkulär översikt, månad för månad, över vad som händer i organisationen under året. Ett praktiskt och bra verktyg som ger både överblick och förutsägbarhet för administratörer, ledare, stödpersonal och medlemmar.
Rubics kunder använder årshjul
Ett årshjul behöver inte vara cirkulärt. Det finns också linjära, som är uppställda mer som en kalender. Många har sett vilken stor nytta de har av årshjul, så även Elverum fotball, som använder den linjära versionen. Nyligen var vi på besök där, och de kunde inte nog berömma hur mycket ett årshjul hjälper dem.
- Den här tavlan är guld värd för oss. Den gör att alla hela tiden vet vad som händer – en bra minneslapp för oss allihop. Jag skulle säga att tavlan är en av de bästa investeringarna vi har gjort.
- Vi satte upp punkterna tillsammans precis före jul. Det gjorde det väldigt skönt att komma tillbaka efter nyår och ha full överblick över vad man ska göra och inte minst vad man ska komma ihåg, berättade Georg Flatgård, verksamhetschef i Elverum fotball.
Så skapar du ett årshjul
Börja med en workshop, ett gemensamt möte eller en diskussionstråd där alla kan komma med synpunkter. Gå igenom månad för månad och låt alla komma med förslag på viktiga tidpunkter och datum för t.ex.:
- Tävlingar
- Idrottsrapportering
- Träningsläger
- Evenemang
- Anmälningsfrister
- Betalningsfrister (tävlingar, medlemsavgift etc.)
- Årsmöte
- Julfest
- Sommarfest
- Semester
- Resor
- Dugnad (ideellt arbete)
- etc.
Kom ihåg att det inte är ett statiskt dokument – nya viktiga datum kommer att behöva läggas in under hela året. Norges Idrettsforbund erbjuder ett gratis digitalt årshjul för alla idrottsföreningar. Du kan också ladda ner ett hos Visma. Det finns också särskilda årshjul som kan integreras med Teams och SharePoint.
Engagerar och inspirerar
Genom att kartlägga alla aktiviteter och uppgifter med ett årshjul engagerar du både volontärer, medlemmar och stödpersonal. De allra flesta har ett hektiskt liv och många andra människor att ta hänsyn till när de planerar. Ju tidigare de viktiga datumen är på plats, desto enklare är det att planera semester och andra evenemang runt dem. Det kommer med största sannolikhet att ge bättre uppslutning de viktiga dagarna, oavsett om det gäller ett evenemang, en tävling, ideellt arbete eller en fest.
Sätt upp årshjulet i omklädningsrummet eller någon annan gemensam yta där alla kan se det. Gör det dessutom tillgängligt digitalt – på webbplatsen och i sociala medier – och kommunicera det i Rubic Connect. Då är alla uppdaterade hela tiden. Här kan man också skapa en förslagslåda (fysisk eller digital) där var och en kan komma med förslag på vad som bör tas med i årshjulet.
Fördelar
Allt är enklare med en plan. Det är lättare att hantera förändringar. Inte minst skapar det förtroende och trygghet när alla känner att de är med i planerna och var och en har full överblick över både sina egna och andras uppgifter.
Fördelar för organisationen:
- Enklare att budgetera
- Överblick över kostnader
- Enklare fördelning av halltider och upplägg av aktivitetskalendern
- Enkel idrottsrapportering
- Bättre ekonomiskt flöde genom att fler betalar, och i tid
- Möjlighet att förhandla fram bra priser över tid
- Ha tillräckligt med volontärer till de olika evenemangen
- Planera in ideellt arbete och andra sätt att få in pengar till planerade evenemang
För medlemmar, utövare, ledare och föräldrar:
- Förutsägbarhet
- Enklare att lägga upp träningsplanen inför tävlingar
- Förväntan inför spännande saker som ska hända
- Möjligt att spara ihop över tid till större ekonomiska satsningar, som resor och träningsläger.
- Enklare att planera vardagen utan att den krockar med träningen
Proaktivt
Ett årshjul kan vara så omfattande du vill och ändå ge god överblick. Ett runt årshjul kan till exempel ha en ring för varje åldersklass eller idrottsgren. Då är det enkelt att se om något överlappar och planera utifrån det – kanske två evenemang som hamnar på samma dag, och hur man fördelar ledare, volontärer och utövare på ett förnuftigt sätt utifrån det.
Inte minst är det här ett bra planeringsverktyg för alla digitala kanaler och eventuell extern marknadsföring av evenemang. Med den här överblicken kan du tidigt lägga ut evenemang, fylla anmälningarna och göra folk uppmärksamma på vad som händer hos er. Det ger i sin tur betydligt större möjlighet att du får tillräckligt med anmälda, volontärer och publik till det du arrangerar.