Bedre økonomisk flow og mere involvering med årshjul

Et årshjul er et ofte cirkulært overblik, måned for måned, over hvad der sker i organisationen i løbet af året. Et praktisk og godt værktøj, der giver både overblik og forudsigelighed for administratorer, ledere, støttepersonale og medlemmer.

Rubics kunder bruger årshjul

Et årshjul behøver ikke at være cirkulært. Der findes også lineære, der er sat mere op som en kalender. Mange har set, hvor stor nytte de har af årshjul, også Elverum fotball, som bruger den lineære version. Vi var for nylig på besøg, og de kunne ikke rose nok, hvor stor en hjælp et årshjul er for dem.

• Den her tavle er guld værd for os. Den gør, at alle til enhver tid ved, hvad der sker – en god huskeseddel for os alle sammen. Jeg vil sige, at tavlen er en af de bedste investeringer, vi har gjort.
• Vi satte punkterne op i fællesskab lige før jul. Det gjorde det meget behageligt at komme tilbage i det nye år og have fuldt overblik over, hvad man skal gøre, og ikke mindst, hvad man skal huske, fortalte Georg Flatgård, daglig leder i Elverum fotball.

Sådan laver du et årshjul

Start med en workshop, et fællesmøde eller en diskussionstråd, hvor alle kan komme med input. Gå måned for måned frem, og lad alle komme med input om vigtige tidspunkter og datoer for f.eks.:

• Konkurrencer
• Idrætsrapportering
• Træningslejr
• Events
• Tilmeldingsfrister
• Betalingsfrister (konkurrencer, kontingent osv.)
• Generalforsamling
• Julefrokost
• Sommerfest
• Ferie
• Ture
• Dugnad (frivilligt arbejde)
• osv.

Husk, at det ikke er et statisk dokument – der vil komme nye vigtige datoer, som skal ind i løbet af hele året. Norges Idrettsforbund tilbyder et gratis digitalt årshjul til alle idrætsforeninger. Du kan også downloade et hos Visma. Der findes også særlige årshjul, der kan integreres med Teams og SharePoint.

Involverer og begejstrer

Ved at kortlægge alle aktiviteter og opgaver med et årshjul engagerer du både frivillige, medlemmer og støttepersonale. De allerfleste har travle liv og mange andre mennesker, de skal tage hensyn til, når de planlægger. Jo tidligere de vigtige datoer er på plads, jo nemmere er det at planlægge ferie og andre begivenheder uden om dem. Det vil højst sandsynligt sikre et større fremmøde på de vigtige dage, uanset om det er et event, en konkurrence, frivilligt arbejde eller en fest.

Hæng årshjulet op i omklædningsrummet eller et andet fællesområde, hvor alle kan se det. Gør det desuden tilgængeligt digitalt – på hjemmesiden og på sociale medier – og kommunikér det i Rubic Connect. Så er alle opdateret til enhver tid. Her kan man også lave en forslagskasse (fysisk eller digital), hvor den enkelte kan komme med input til, hvad der bør med i årshjulet.

Fordele

Alt er nemmere med en plan. Det er lettere at håndtere ændringer. Ikke mindst skaber det tillid og tryghed, når alle føler, de er med i planerne, og den enkelte har fuldt overblik over både egne og andres opgaver.

Fordele for organisationen:

• Nemmere at budgettere
• Overblik over omkostninger
• Nemmere fordeling af haltider og opsætning af aktivitetskalenderen
• Enkel idrætsrapportering
• Bedre økonomisk flow, fordi flere betaler, og til tiden
• Mulighed for at forhandle gode priser hjem over tid
• Have nok frivillige til de forskellige arrangementer
• Planlægge frivilligt arbejde og andre måder at skaffe penge til planlagte events på

For medlemmer, udøvere, ledere og forældre:

• Forudsigelighed
• Nemmere at lægge en træningsplan op til konkurrencer
• Forventning om spændende ting, der skal ske
• Muligt at spare op over tid til større økonomiske løft, som ture og træningslejre.
• Nemmere at planlægge hverdagen, uden at den kolliderer med træningen

Proaktivt

Et årshjul kan være så omfattende, du vil, og alligevel give et godt overblik. Et rundt årshjul kan for eksempel have en ring for hver årgang eller idrætsgren. Så er det nemt at se, om noget overlapper, og planlægge ud fra det – måske to arrangementer, der falder på samme dag, og hvordan man fornuftigt fordeler ledere, frivillige og udøvere ud fra det.

Ikke mindst er det et godt planlægningsværktøj til alle digitale flader og eventuel ekstern annoncering af events. Med dette overblik kan du tidligt få lagt arrangementer ud, fyldt tilmeldingerne op og gjort folk opmærksomme på, hvad der sker hos jer. Det giver igen langt større mulighed for, at du får nok tilmeldte, frivillige og publikum til det, du arrangerer.