I en idrottsförening är det idrotten som mest tid ska läggas på. Den administrativa biten måste också skötas, men den ska inte ta mer tid än själva kärnverksamheten. Ett medlemsregister kopplat till NIF är effektivt och ser till att balansen blir rätt.
Nära informationen
Det säger sig självt att idrottsföreningar måste ha något slags system för att hantera medlemsinformation. Rubics medlemsregister har utvecklats utifrån många års erfarenhet från idrotten och i tät dialog med verksamheterna. Alla funktioner, varenda knapp, är noga genomtänkta.
– Det mesta av medlemsinformationen uppdateras av lagledaren/lagansvarig, berättar Rubics verksamhetschef Anders Retterås. Den rollen är närmast spelarna och har bäst förutsättningar att göra det här jobbet. När lagledaren uppdaterar information om laget i aktivitetsappen LagetMitt leder den uppdateringen till att även huvudmedlemsregistret uppdateras. Eftersom Rubic Medlem är kopplat till NIF går uppdateringen även dit.
Tidsbesparande
Øyer Tretten Idrettslag har använt Rubic i 3 år. Verksamhetschefen Jan-Erik Fossheim bekräftar att funktionella lösningar bidrar till att administrativa uppgifter i dag tar mindre tid.
– Varje lagansvarig håller informationen om sitt lag uppdaterad och ser till att namnlistor och kontaktuppgifter stämmer. Eventuella justeringar gör han snabbt i LagetMitt. Jag som verksamhetschef behöver inte samla in namnlistor och kontaktuppgifter när jag till exempel ska fakturera medlemsavgiften. Egentligen behöver jag bara trycka på en knapp på datorn.
Grönt och rött ger god överblick
God överblick över alla medlemmar och över faktureringar och inbetalningar är andra funktionella tjänster som Jan-Erik Fossheim lyfter fram.
– Det är otroligt smidigt att få överblick över vem som har betalat en faktura och vem som behöver en påminnelse. Vi skickar ut fakturor via e-post. Medlemmarna kan välja om de vill betala med kort eller via internetbanken. Och så snart betalningen är klar dyker det upp en grön färg vid medlemmen. Ser jag röda färger går jag in och skickar en påminnelse. Det gör jag också med ett enda klick. Alla effektiva lösningar kring allt som har med ekonomin att göra har gjort att jag i dag lägger mindre tid på det administrativa än tidigare, berättar Fossheim.
Arbetar smartare
På frågan om vilken funktion hos Rubic som verksamhetschefen uppskattar mest svarar Jan-Erik Fossheim så här.
– Det är nog att vi som lägger ut aktiviteter om träningar, läger osv. kan göra det på ett enda ställe, och sedan fördelar sig informationen dit den hör hemma utan att vi behöver följa upp med e-post, sms och andra sätt att informera på. Till exempel kan den som fördelar planer för fotbollen gå in på datorn och fördela planer och tider till de olika lagen. Det får de berörda upp i aktivitetsappen LagetMitt. Ett väldigt smidigt sätt att få ut information på. Men även för föräldrarna upplevs detta som väldigt överskådligt. Om familjen Andersen har tre barn som alla spelar fotboll i varsitt lag får mamma eller pappa alla aktiviteter som gäller barnen samlade i en översikt. Det gör det enklare att planera en hektisk och aktiv familjevardag.
Sammanfattningsvis kan man säga att de bra funktionerna hos Rubic gör det möjligt för verksamhetschefen och andra i administrationen att arbeta smartare. Stora och små medlemmar är garanterade rätt information. Både i form av fakturor och tid och plats för träning och match.
Prova gratis i 30 dagar!
Rubic gör medlems- och föreningsarbete enkelt, effektivt och roligt!
Kontakta oss, så tittar vi tillsammans på vad Rubic kan göra för din organisation.