När Norges Studentidrettsforbund samlar upp emot 2 500 studenter till Studentlekene ställs höga krav på struktur, flexibilitet och genomförande. Med upp till 25 idrotter – från quidditch till EM-kvalificeringar – är detta ett av de mest komplexa idrottsevenemangen i Norge.
För att möta denna komplexitet valde de att samarbeta med Rubic. Resultatet blev utvecklingen av Rubic Event med avancerad laganmälan, kombinerad med digital ackreditering i appen.
– Studentlekene är ett komplext evenemang med många idrotter som pågår samtidigt. Det kräver lösningar som skiljer sig från det man ser i traditionella specialförbund, berättar Birte Sunde Leirvåg på Norges Studentidrettsforbund.
Behovet av en mer robust lösning
I över tio år har Studentidrettsforbundet använt ett egenutvecklat system för anmälan. I takt med att evenemangen växte blev behovet av en mer robust och skalbar lösning tydligt.
– Vi har haft en lösning som har fungerat länge, men såg behovet av en mer hållbar och framtidsinriktad lösning.
Valet föll på Rubic – och ett samarbete med högt tempo från start.
Ett nära samarbete med snabba framsteg
Samarbetet mellan Rubic och Studentidrettsforbundet har varit nära och operativt, med fokus på framdrift och leverans.
– Hos Rubic upplevde vi att vi blev hörda och förstådda. Genom regelbundna statusmöten, tydliga prioriteringar och snabb uppföljning säkrade vi god framdrift fram till de första Studentlekene med Rubic Event.
Korta beslutsvägar och löpande utveckling har varit avgörande för att lyckas.
Laganmälan som hanterar komplexiteten
En av de viktigaste delarna av lösningen har varit att hantera laganmälan över många idrotter, med olika regler och krav.
– Laganmälan har fungerat bra, särskilt i de traditionella bollsporterna.
För Studentidrettsforbundet är detta kritisk funktionalitet:
– Vi har bland annat krav på ett högsta antal icke-studenter per lag, som varierar från idrott till idrott. Att detta fungerar i Rubic Event är avgörande för oss.
Samtidigt fortsätter utvecklingen i nära samarbete:
– Vi arbetar vidare med att förbättra lösningar, bland annat kopplade till lagledare.
Digital ackreditering ger full kontroll
Under Studentlekene togs även Rubic Ackreditering i bruk. Deltagarna fick digitala ackrediteringskort direkt i appen – inklusive tillgång till evenemang och produkter de hade köpt.
Detta gav tydliga vinster för arrangören:
– Ur arrangörens perspektiv frigör digitala ackrediteringskort extremt mycket tid.
– Dessutom bidrar digitala ackrediteringskort till att göra evenemangen mer hållbara genom att minska behovet av fysiska armband och material.
Tidigare har de använt fysiska lösningar som festivalarmband och nyckelband – något som är krävande att administrera under flera dagar.
Med en digital lösning fick de:
– Snabb och effektiv passerkontroll
– Full överblick över deltagare och behörigheter
– Flexibilitet att justera behörigheter under tiden
– Det fungerade mycket bra att lägga in bankett och öppningsceremoni som produkter. Vi kunde enkelt lägga till eller ta bort behörigheter vid behov.
Bra återkoppling från deltagarna
Återkopplingen efter Studentlekene i Tromsø är genomgående positiv, med ett betyg på 4,04 av 5,00 för anmälningssystemet.
– Lagledarna uppskattar verkligen att alltid ha överblick över sitt lag.
Samtidigt har de fått värdefulla insikter
– I idrotter där man anmäler sig till flera grenar upplevs lösningen som något mer komplex. Det tar vi med oss vidare.
Ett samarbete som skapar värde
För Studentidrettsforbundet är det inte bara lösningen som är viktig – utan hur den har utvecklats.
– Den största fördelen är hur nära vi arbetar med Rubic. Det är korta beslutsvägar och lite byråkrati.
Nästa steg är att ta lösningen ännu längre:
– Till nästa Studentlekene vill vi använda appen mer aktivt för informationsflöde och uppdateringar under evenemanget.
Samarbetet visar hur nära dialog mellan arrangör och teknikpartner kan skapa lösningar som faktiskt fungerar i praktiken – och lägger en stabil grund för vidare utveckling.