Rubic og Norges Studentidretts­forbund: Sammen udviklede vi en løsning til Studentlekene i fremtiden

For at imødekomme denne kompleksitet valgte de at samarbejde med Rubic. Resultatet blev udviklingen af Rubic Event med avanceret holdtilmelding kombineret med digital akkreditering i appen.

– Studentlekene er et komplekst arrangement med mange idrætsgrene, der foregår samtidig. Det kræver løsninger, der adskiller sig fra det, man ser i traditionelle specialforbund, fortæller Birte Sunde Leirvåg fra Norges Studentidrettsforbund.

Behovet for en mere robust løsning

I over ti år har Studentidrettsforbundet brugt et egenudviklet system til tilmelding. Efterhånden som arrangementerne voksede, blev behovet for en mere robust og skalerbar løsning tydeligt.

– Vi har haft en løsning, der har fungeret længe, men så behovet for en mere bæredygtig og fremtidsorienteret løsning.

Valget faldt på Rubic – og et samarbejde med højt tempo fra start.

Et tæt samarbejde med hurtige fremskridt

Samarbejdet mellem Rubic og Studentidrettsforbundet har været tæt og operativt med fokus på fremdrift og levering.

– Hos Rubic oplevede vi at blive hørt og forstået. Gennem jævnlige statusmøder, klare prioriteringer og hurtig opfølgning sikrede vi god fremdrift frem mod de første Studentlekene med Rubic Event.

Kort vej til beslutninger og løbende udvikling har været afgørende for at lykkes.

Holdtilmelding, der håndterer kompleksiteten

En af de vigtigste dele af løsningen har været at håndtere holdtilmelding på tværs af mange idrætsgrene med forskellige regler og krav.

– Holdtilmelding har fungeret godt, især i de traditionelle boldsportsgrene.

For Studentidrettsforbundet er dette kritisk funktionalitet:
– Vi har blandt andet krav om et maksimalt antal ikke-studerende per hold, som varierer fra idræt til idræt. At det fungerer i Rubic Event, er afgørende for os.

Samtidig fortsætter udviklingen i tæt samarbejde:
– Vi arbejder videre med at forbedre løsninger, blandt andet i forbindelse med holdledere.

Digital akkreditering giver fuld kontrol

Under Studentlekene blev Rubic Akkreditering også taget i brug. Deltagerne fik digitale akkrediteringskort direkte i appen – inklusive adgang til arrangementer og produkter, de havde købt.

Det gav klare gevinster for arrangøren:
– Set fra arrangørens side frigør digitale akkrediteringskort ekstremt meget tid.
– Derudover bidrager digitale akkrediteringskort til at gøre arrangementerne mere bæredygtige ved at reducere behovet for fysiske armbånd og materialer.

Tidligere har de brugt fysiske løsninger som festivalarmbånd og nøglebånd – noget, der er krævende at administrere over flere dage.

Med en digital løsning fik de:
– Hurtig og effektiv adgangskontrol
– Fuldt overblik over deltagere og adgange
– Fleksibilitet til at justere adgange undervejs

– Det fungerede rigtig godt at lægge banket og åbningsceremoni ind som produkter. Vi kunne nemt tilføje eller fjerne adgange efter behov.

Gode tilbagemeldinger fra deltagerne

Tilbagemeldingerne efter Studentlekene i Tromsø er gennemgående gode med en score på 4,04 ud af 5,00 for tilmeldingssystemet.

– Holdlederne sætter stor pris på altid at have overblik over deres hold.

Samtidig har de fået nyttig indsigt
– I idrætsgrene, hvor man tilmelder sig flere discipliner, opleves løsningen som noget mere kompleks. Det tager vi med os videre.

Et samarbejde, der skaber værdi

For Studentidrettsforbundet er det ikke kun løsningen, der er vigtig – men hvordan den er udviklet.

– Den største fordel er, hvor tæt vi arbejder sammen med Rubic. Der er kort vej til beslutninger og lidt bureaukrati.

Næste skridt er at tage løsningen endnu videre:
– Til næste Studentlekene vil vi bruge appen mere aktivt til informationsflow og opdateringer undervejs.

Samarbejdet viser, hvordan tæt dialog mellem arrangør og teknologipartner kan skabe løsninger, der faktisk fungerer i praksis – og lægger et solidt grundlag for videre udvikling.