Det här är en stor milstolpe för Rubic. Vi har redan Norsk Selskap for Fotografi, men det här är det första specialförbundet inom idrott. Vi ska skräddarsy ett system efter förbundets omfattande behov. Ändå skiljer de sig inte så mycket från andra specialförbund, särskilt inte tekniskt. Vi ser därför att detta enkelt kan överföras även till andra stora paraplyorganisationer, säger en mycket nöjd Rune Solholm Bakken, som ursprungligen startade Rubic.
Fem skäl att välja Rubics medlemssystem
Allt i molnet
Hösten 2019 ställde Norges Idrettsforbund nya krav på Norges Skytterforbunds administrationssystem, eftersom allt skulle flyttas till molnbaserade tjänster. Det ledde till att de behövde se sig om efter ett nytt system.
Rubic är med och utvecklar ett system som ska få ett helt förbund att fungera och dessutom kunna hantera alla tävlingar, anmälan, resultatservice, ranking, jämförelser mellan medlemmar, historiska översikter och mycket mer. Det kommer också att ge många nya möjligheter. Målet är att ge våra klubbar ett bra erbjudande som förenklar vardagen och vår idrott, och att förbättra och utnyttja potentialen bättre än vi kan med dagens system, förklarar Dag Olav Rønning, administrativ handläggare på NSF.
Vi är mycket nöjda med både framdriften och den kontakt Rubic har med oss i projektet. De följer de planer som har satts upp, och jag tror starkt på att vi får en bra produkt och att den står klar i tid. Kommunikationen är optimal från båda parter. Med det nya systemet i gång tror jag att vi uppnår goda effekter, får mer korrekt information och höjer datakvaliteten. Allt detta ger en positiv effekt för både klubbarna och förbundet – och mer tid till själva idrotten, fortsätter Kenneth Eikenes, ordförande i anläggningsutskottet, med ansvar för stödsystem för idrotten.
Ett ambitiöst projekt
Det gamla systemet stängs ned vid årsskiftet, och innan dess måste allt vara klart. Det är ett omfattande arbete med knapp tid.
Först och främst är det ett stort erkännande för det vi gör att vi nu har fått ett stort specialförbund och 35 000 nya medlemmar i vårt system. Det ger oss möjlighet att växa i en orolig tid, och vi har nyligen anställt två nya för att ha kapacitet för allt som ska göras. Utvecklingsprocessen vi nu är inne i med NSF ger oss mycket ny kompetens, vilket i sin tur gör att vi kan hantera fler specialförbund, fortsätter Anders Retterås, verksamhetschef på Rubic, som känner sig trygg med att de ska få allt klart i god tid före tidsfristen.
Nära samarbete med kunden
Rubic har sedan starten samarbetat med Abaris Consulting.
De utvecklade den första versionen av det som skulle bli Rubic Medlem 2014.
Även i det här projektet har parterna samarbetat nära.
Det här är ett viktigt projekt för oss, och ett stort projekt. Det är precis sådant vi tycker om att arbeta med. Vi gjorde tidigare ett liknande jobb för Norsk Selskap for Fotografi. De erfarenheter vi fick där tog vi med oss in i det här projektet och utvecklade nya strukturer som stöder idrottens parallella organisationsstruktur när det gäller klubb, medlem och förbund, distriktsförbund och gren. Samtidigt har vi ett bra och nära samarbete med Rubic i botten, där vi arbetar tillsammans som ett team, vilket gynnar kunden, utvecklar Lars Tungen, verksamhetschef på Abaris.
De utgår från Rubics medlemssystem och bygger tillägg som ska hantera alla årliga tävlingar, anmälan, resultatservice och mycket mer. Ett system anpassat efter skytteförbundets regelverk och användning.
En kritisk framgångsfaktor är att arbeta nära kunden, vilket gör oss smidiga: vi kan ställa om snabbt, ändra prioriteringar där det behövs och rikta arbetet mot kritiska utmaningar. Det ger också bättre budgetanvändning. Skytteförbundet är mycket duktiga och professionella, och kanske den bästa kund vi kunde ha haft i det här projektet. De har mycket kompetens, vilket gör kommunikationen enkel, tillägger Tungen innan Rønning avslutar:
Kommunikationen har varit väldigt bra från första stund, och det var en av anledningarna till att vi valde dem. Rubic förstod vårt behov och lade fram ett upplägg som tillgodosåg det vi frågade efter. Det var en stor fördel att de kände idrotten och hade god kunskap om vilka behov idrotten har. Vi kände att de talade samma språk som vi.
Rubic med godkänd NIF-integration
Ett system anpassat efter förbundets och användarnas behov kommer att göra organisationen mer effektiv, samtidigt som man sparar både pengar och tid – och därmed frigör mer tid för aktivitet.