Det er en stor milepæl for Rubic. Vi har allerede Norsk Selskap for Fotografi, men dette er det første specialforbund inden for idræt. Vi skal skræddersy et system efter forbundets omfattende behov. Alligevel adskiller de sig ikke så meget fra andre specialforbund, især ikke på det tekniske. Vi ser derfor, at dette nemt også kan overføres til andre store paraplyorganisationer, udtaler en meget tilfreds Rune Solholm Bakken, som oprindeligt startede Rubic.
Fem grunde til at vælge Rubics medlemssystem
Alt i skyen
I efteråret 2019 stillede Norges Idrettsforbund nye krav til Norges Skytterforbunds administrationssystem, da alt skulle flyttes til skybaserede tjenester. Det betød, at de måtte se sig om efter et nyt system.
Rubic er med til at udvikle et system, der skal få et helt forbund til at fungere og samtidig kunne håndtere alle konkurrencerne, tilmelding, resultatservice, rangering, sammenligning mellem medlemmer, historiske oversigter og meget mere. Det vil også give mange nye muligheder. Ønsket er at give vores klubber et godt tilbud, der forenkler hverdagen og vores idræt, og at forbedre og udnytte potentialet bedre, end vi kan med det nuværende system, forklarer Dag Olav Rønning, administrationskonsulent i NSF.
Vi er meget tilfredse med både fremdriften og den kontakt, Rubic har med os i projektet. De følger de planer, der er lagt, og jeg tror meget på, at vi får et godt produkt, og at det står klar i tide. Kommunikationen er optimal fra begge parter. Med det nye system i gang tror jeg, at vi opnår gode effekter, får mere korrekte oplysninger og øger datakvaliteten. Alt dette giver en positiv effekt for både klubberne og forbundet – og mere tid til selve idrætten, fortsætter Kenneth Eikenes, leder af anlægsudvalget, med ansvar for støttesystemer til idrætten.
Et ambitiøst projekt
Det gamle system lukkes ned ved årsskiftet, og inden da skal alt være klar. Det er et omfattende arbejde med knap tid.
Først og fremmest er det en stor anerkendelse af det, vi laver, at vi nu har fået et stort specialforbund og 35.000 nye medlemmer i vores system. Det giver os mulighed for at vokse i en urolig tid, og vi har for nylig ansat to nye for at have kapacitet til alt det, der skal gøres. Udviklingsprocessen, vi nu er i gang med sammen med NSF, giver os meget ny kompetence, som igen gør det muligt for os at håndtere flere specialforbund, fortsætter Anders Retterås, daglig leder i Rubic, som er sikker på, at de får alt færdigt i god tid før fristen.
Tæt samarbejde med kunden
Rubic har siden starten samarbejdet med Abaris Consulting.
De udviklede den første version af det, der skulle blive til Rubic Medlem, i 2014.
Også i dette projekt har parterne samarbejdet tæt.
Det er et vigtigt projekt for os, og et stort projekt. Det er præcis den slags, vi godt kan lide at arbejde med. Vi lavede tidligere en lignende opgave for Norsk Selskap for Fotografi. De erfaringer, vi høstede dér, tog vi med videre ind i dette projekt og udviklede nye strukturer, der understøtter idrættens parallelle organisationsstruktur i forhold til klub, medlem og forbund, kreds og gren. Samtidig har vi et godt og tæt samarbejde med Rubic i bunden, hvor vi arbejder sammen som ét team, hvilket kommer kunden til gode, uddyber Lars Tungen, daglig leder i Abaris.
De tager udgangspunkt i Rubics medlemssystem og laver udvidelser, der skal håndtere alle årlige konkurrencer, tilmelding, resultatservice og meget mere. Et system tilpasset skytteforbundets reglement og brug.
En kritisk succesfaktor er at arbejde tæt sammen med kunden, hvilket gør os agile: Vi kan vende os hurtigt, skifte prioriteringer, hvor der er behov for det, og målrette arbejdet mod kritiske udfordringer. Det giver også en bedre udnyttelse af budgettet. Skytteforbundet er meget dygtige og professionelle og måske den bedste kunde, vi kunne have haft på dette projekt. De sidder med stor kompetence, hvilket gør kommunikationen enkel, tilføjer Tungen, før Rønning afslutter:
Der har været rigtig god kommunikation fra første færd, og det var en af grundene til, at vi valgte dem. Rubic forstod vores behov og fremlagde et oplæg, der tog højde for det, vi spurgte om. Det var en stor fordel, at de kendte idrætten og havde godt kendskab til, hvilke behov idrætten har. Vi følte, at de talte samme sprog som os.
Rubic med godkendt NIF-integration
Et system tilpasset forbundets og brugernes behov vil gøre organisationen mere effektiv, samtidig med at man sparer både penge og tid – og dermed frigør mere tid til aktivitet.