Kommunikation er vigtigere end nogensinde. I år er det Frivillighedens år, og hvad er så mere naturligt end netop at få et godt system på plads med både overblik, brugervenlighed og gode kommunikationsmuligheder?
Store og små arrangementer er helt afhængige af frivillige. Men det kan være svært at bevare overblikket over så mange mennesker, hvor de skal være, pludselige ændringer og en god måde at kommunikere dette til hinanden på.
- Derfor er det vigtigt at have et godt system med overblik over dem, der har været med tidligere, og værktøjer til at rekruttere nye. Men måske vigtigst af alt: et system, der gør det nemt at kommunikere indbyrdes. Når flere hundrede frivillige skal organiseres, er det vigtigt at have et brugervenligt og effektivt system.
Frivillighed gjort enkelt og effektivt
Rubic Funksjonær er et af mange moduler, Rubic tilbyder. Systemet bruges flittigt ved større arrangementer som Norway Cup, ParaVM2022, Peergynt, World Cup Kvitfjell, og mange andre større og mindre arrangementer.
- Her får du en komplet løsning til håndtering af frivillige, hvor du kan planlægge arrangementet fra planlægningsstadiet til færdig nedtagning. Systemet er hele tiden under udvikling for at optimere løsninger som rekruttering, organisering, samarbejde, akkreditering og planlægning af vagter ud fra feedback fra brugerne, forklarer Lisa-Marie Hovland, der arbejder med salg og marketing hos Rubic.
Modulet er integreret med medlemsregistret, hvor Rubic Medlem ligger i bunden. Alle frivillige hjælpere fra de foregående år ligger i systemet med kontaktoplysninger og historik. Det gør det nemt for arrangørerne at holde kontakten med de frivillige før, under og efter arrangementet.
1.600 frivillige og 5.200 vagter
Norway Cup er kendt for at være en af verdens største fodboldturneringer. På Ekebergsletta samles mennesker fra hele verden i den første uge af august. Omkring 1.600 frivillige og 5.200 vagter skal koordineres på 17 forskellige afdelinger. Derfor er det vigtigt at have et velfungerende hjælpeværktøj som Rubics frivilligsystem, der gør det nemt at kommunikere med og organisere de frivillige. Dette var feedbacken fra Norway Cup:
- Vi er meget tilfredse med servicen, og med at Rubic er villige til at videreudvikle og foretage ændringer i systemet undervejs i processen. Det mener vi er helt afgørende for et videre samarbejde. Vi har valgt Rubic som vores nye samarbejdspartner, fordi det er et enkelt system, som vi tror kan fungere sammen med vores komplekse system. Både internt og eksternt.
Norway Cup har brugt frivilligmodulet til rekruttering, tilmelding og planlægning af frivillige vagter. Gennem løsningen har det været forholdsvis nemt at skaffe nok frivillige til årets arrangement, i modsætning til mange andre arrangører, der melder om, at det har været krævende.
Tilhørende app med fremmøderegistrering
En app til de frivillige med indbygget kommunikationsplatform, overblik over vagter, akkreditering og kommunikation – det er den nye hverdag med Rubic.
- Den nyligt lancerede Rubic Connect-app bruges aktivt af både arrangørerne og de frivillige. I appen får de frivillige overblik over deres vagter med tilhørende information. De ansvarlige kan nemt kommunikere via gruppebeskeder og finde de nødvendige kontaktoplysninger på de frivillige. Der er også et nyhedsfeed i appen, hvor man nemt kan lægge vigtige beskeder og statusopdateringer ud og uploade billeder, fortsætter Anders Retterås, udviklingsansvarlig hos Rubic.
Som arrangør er det vigtigt at have overblik over, hvem der skal møde op til det frivillige arbejde, og eventuelt registrere fravær, hvis nogen ikke møder op. Den frivillige kan også selv melde fremmøde i Rubic Connect via GPS-koordinater i appen, hvis vedkommende er i nærheden. Rubic Connect giver dig fuldt overblik over de frivillige.
Akkreditering
Ved større arrangementer er der også ofte behov for at registrere personer til adgang til særlige steder. Det er der taget højde for med mulighed for et digitalt eller fysisk akkrediteringskort med mulighed for billede af personen på kortet.
- Rubics akkrediteringsfunktion gør det nemt at holde styr på, hvem der er hvor, og hvem der skal have adgang til de forskellige områder på arenaerne. Rubic har også en integration med FIS' system for deltagere, støttepersonale og øvrige roller, fortsætter Anders Retterås.
Rekruttering
Mange arrangører kæmper med at skaffe frivillige. Rekrutteringsprocessen skal være enkel og let tilgængelig både for dem, der er interesserede, og for dem, der er arrangører. Rubic Funksjonær hjælper dig væk fra regneark og gule sedler og over i en struktureret, enkel og effektiv hverdag. Her kan frivillige tilmelde sig eller hentes fra medlemssystemet.
- Med Rubic Funksjonær opretter du en særskilt landingsside med alt indhold om arrangementet. Linket til den kan sendes på mail til sidste års frivillige eller andre kontaktlister, eller – måske allerbedst – du bruger Rubics medlemsregister. Modulet er nemlig integreret i Rubic Medlem. Når landingssiden er oprettet og distribueret, melder alle de engagerede ildsjæle på samme side, hvornår de kan stille op. Du som arrangør får overblik og en enkel måde at kommunikere med de frivillige på. SMS- og e-mailværktøjet er meget effektive hjælpemidler før, under og efter arrangementet, afslutter Lisa-Marie Hovland.
Husk: Frivillighedens år 2022!
Vores land har mange store helte inden for det frivillige arbejde, og de fortjener alle en stor hyldest. Uden dem ville det se trist ud både på idrætsarenaer, kulturarenaer og andre steder, der samler mange mennesker. Se, hvordan man kan hylde dem på siden for »Frivillighedens år«!
Læs mere om, hvordan man kan motivere de frivillige, her.
Ønsker du mere information om Rubic Frivillighet, så kontakt os!
