Forskellige organisationer, hvad enten det er foreninger, idrætsforeninger eller arrangører, har alle forskellige behov. Det kan være konkurrencer, registreringer og tilmeldinger. Men også forskellige løsninger, der er unikke for den enkelte.
1. Vælg et system, der kan skræddersys til dine særlige behov.
Forskellige organisationer, hvad enten det er foreninger, idrætsforeninger eller arrangører, har alle forskellige behov. Det kan være konkurrencer, registreringer og tilmeldinger. Men også forskellige løsninger, der er unikke for den enkelte. Så er det ekstra vigtigt at vælge et system, der tager højde for det. Med udviklere, der har kompetencen til at tilpasse systemet, så det fanger alt og gør arbejdet nemt – uanset om du er medlem eller administrator.
Rubic har blandt andet skræddersyet systemer til specialforbund som Norges Skytterforbund (NSF) og Norsk Selskap for Fotografi (NSFF).
2. Vælg et medlemssystem med app
Et medlemssystem skal være nemt for brugerne. Som organisation skal du have et system, der fungerer både for medlemmer i alle aldre og for trænerteamet. Med en app bliver tærsklen lavere for at engagere sig, sætte sig ind i funktionerne og bruge det dagligt.
Rubic var først i Norge med både app og medlemsregister og ser en stor fordel i, at appen kom først. Vi har lang erfaring, og den version af LagetMitt, der bruges i dag, er tredje generation. Appen er løbende blevet opdateret med bedre og enklere funktionalitet for alle typer brugere.
3. Vælg et system med fokus på brugervenlighed og dem, der skal bruge det
Hos Rubic lytter vi til vores brugere. Hver fjortende dag lancerer vi opdateringer, og Rubic er altid i udvikling. Hvis nogen efterspørger en funktion eller noget, der kan lette arbejdet for dem, gør vi vores bedste for at løse det. Rubic er et levende medlemssystem, der lytter til brugeren, og målet er altid, at det skal være enkelt og brugervenligt.
4. Vælg et system, der lader dig kommunikere med alle medlemmer
Når du vælger et medlemssystem, der giver dig godt overblik over alle medlemmerne, bør du også sikre dig, at du kan kommunikere med dem fra samme system. I Rubic kan du sende e-mails og sms'er, og fra LagetMitt kan man sende pushnotifikationer. Modtageren vælger selv, hvor ofte notifikationerne kommer. Med Rubic bliver det nemmere at kommunikere med mange – eller få.
5. Vælg et system, der gør det nemt for frivillige
De vigtigste mennesker i det frivillige Norge er de frivillige. Dem, der påtager sig tillidshverv og er primus motor – dem, der bruger deres fritid på at holde hjulene i gang. For at fastholde disse ressourcer er det vigtigt med værktøjer, der forenkler. Med et enkelt, overskueligt og digitalt medlemssystem fjerner man de manuelle opgaver. Det frigør tid til det, der er vigtigt, og øger lysten til at bidrage. På den måde forhindrer man også høj udskiftning i centrale roller.
6. Vælg et system, der er skræddersyet til forskellige roller
I en organisation, idrætsklub eller forening er nogle lønnede, mens andre arbejder frivilligt. Det er vigtigt at vælge et system, der er skræddersyet til de forskellige roller og tillidshverv, man har. Det frigør tid. Hvis du fordeler træningstider, har du ikke brug for den samme adgang som økonomifunktionen. I Rubic er brugerfladen tilpasset hver rolle, og alle funktioner, der er unødvendige for den rolle, man har, er fjernet. Når du logger ind som daglig leder, træner, ansvarlig for frivilligt arbejde eller bestyrelsesmedlem, får du adgang til de funktioner, der letter dine opgaver.
Når man vælger system, bør man vælge et, hvor flere forskellige roller kan arbejde med hver deres opgaver, men også sammen.
7. Vælg et system, der giver dig overblik over udestående kontingent
Selvom et medlemssystem koster penge, ender de fleste alligevel i plus. I Rubic kan du nemt fakturere og holde overblik over betalte og ubetalte kontingenter og gebyrer. Du kan sende e-mails og rykkere ud og tjekke status på betalingerne. Medlemmerne kan nemt betale fakturaen via appen, og de har godt overblik over, hvad de skylder.
8. Brug et NIF-godkendt system
Selvom du er en arrangør eller forening og ikke en idrætsforening, har det sine fordele i den måde, systemet er bygget op på. Baggrunden er, at norsk idræt skal kunne tælle antallet af medlemmer og ikke antallet af medlemskaber. Det er blandt andet for at sikre en mere retfærdig fordeling af støtteordningerne.
Med Rubic får du både et NIF-godkendt medlemsregister og sporbar betaling.