Låt oss vara ärliga: det kan kännas skrämmande bara att tänka på att byta medlemssystem. Det kan se ut som mycket jobb och många är förstås skeptiska. Det kan uppstå problem vid en sådan övergång och det kan bli arbetskrävande och dyrt. Många tänker att det blir svårt att lära sig mycket nytt och att det kräver mycket utbildning. Frustration över ett ineffektivt gammalt system är ofta det som motiverar, men kanske borde ni fundera ännu mer på hur mycket ni faktiskt kan vinna på ett modernt och effektivt system?
Det här är de fem viktigaste sakerna att tänka på när du ska byta medlemssystem:
1. Hur stora är fördelarna med att byta till ett nytt och modernt medlemssystem?
Det kan finnas många argument mot förändring och för att hålla fast vid det gamla medlemssystemet, men låt oss vara ärliga igen: det kan finnas väldigt många nackdelar med att göra det också.
Det första ni bör göra är därför att bedöma om fördelarna med ett nytt och modernt medlemssystem är större än nackdelarna.
- Vilka är nackdelarna med det medlemssystem ni har?
- Vad kan ni uppnå genom att byta till ett modernt system med fler möjligheter och funktioner? (Kanske är det mycket mer än ni tror?)
Medlemmarna är det allra viktigaste för alla föreningar, stora som små. Ett gott bemötande av och god kommunikation med medlemmarna är helt avgörande för alla slags föreningar. Därför är få saker så viktiga som medlemssystemet, men många använder det inte tillräckligt bra och det är inte så få som mest ser systemet som ett nödvändigt ont.
Många föreningar, klubbar och lag har funnits länge, och medlemssystemen runt om kan vara gamla och tungrodda med begränsade möjligheter.
Ändå är det många som fortsätter med det gamla systemet som för länge sedan borde ha kasserats. Det är vanligt att systemet har sina brister och irritationsmoment, men hellre det kända än det okända.
Genomgående är det väldigt många föreningar som behöver ett modernare system. Den möjligheten har ni nu, och om ni ska byta bör ni satsa på något som ger ett stort mervärde. Tekniken har utvecklats i rasande fart de senaste åren, och anställda och medlemmar i de flesta föreningar har fått en kraftig digital knuff av pandemin. Äldre system håller kanske fortfarande ordning på medlemmarnas namn och kontaktuppgifter och är användbara för betalningsuppföljning och fakturering – men kanske inte så mycket mer.
Många föreningar använder egentligen en rad olika system. Det kan vara både slutna Facebookgrupper för intern kommunikation, Google Kalender för evenemang och e-post när man ska kommunicera med alla medlemmar. Ni använder kanske Excel-dokument eller kalkylblad för matchscheman och har egna chattgrupper för ledare och så vidare. Kanske har ni en intern webbplats med inloggning, intranät och så vidare. Allt detta utöver själva medlemssystemet, som kanske bara används för fakturering och rapporter.
För anställda, volontärer och medlemmar blir det en rad plattformar och kommunikationsformer att sätta sig in i. Det hela kan bli både förvirrande och tidskrävande och inte sällan orsaka många fel och dålig kommunikation.
Moderna medlemssystem kan erbjuda så mycket mer än ett faktureringssystem. Ett system som Rubic har meddelandesystem, system för fördelning av resurser, enkel åtkomst till det egna laget eller gruppen, aktivitetskalender, anmälan till evenemang, anmälan till ideellt arbete och mycket mer i ett och samma system.
Vill du prova Rubics medlemssystem GRATIS i 30 dagar?
Rubic är egentligen ett driftsystem för hela föreningen.
Och allt är centrerat kring en enda app som alla medlemmar har tillgång till i sin telefon. Tränare, gruppledare, lagledare, dirigenter, ordförande i lokalavdelningar och så vidare har också tillgång till allt de behöver för att göra sitt jobb direkt i appen. Äldre medlemssystem är ofta inte särskilt mobilvänliga och saknar gärna en riktigt funktionell app. Kanske finns det en app med vissa begränsade funktioner, men eftersom appen har utvecklats i efterhand är den ofta inte helt kompatibel med systemet. En hel del medlemssystem saknar dessutom app.
Det anser vi att ni helt enkelt måste ha!
Rubic utvecklades direkt som mobilapp, och därför är systemet anpassat för mobiltelefonen och användarnas verklighet och behov.
Om ni anser att ett modernt system som alla i föreningen kan använda, till allt och i en och samma lösning, är det ni behöver – finns det anledning att tro att fördelarna med att byta medlemssystem vida kommer att överstiga nackdelarna för er.
Vill du ha ett förutsättningslöst möte med oss?
2. Hur säkerställer man att bytet av medlemssystem går smärtfritt?
Att byta medlemssystem är ändå ett stort språng.
Ni kommer att behöva utbildning och support och någon som hjälper till snabbt vid behov. Ni behöver någon som kan svara på frågor från gruppledare, fakturaansvariga, föräldrar och andra.
Det finns stora fördelar med att välja en stor och professionell leverantör som har erfarenhet av föreningar som byter system.
Rubic har lång erfarenhet, med omkring 1 000 små och stora föreningar som kunder, och har stött på de flesta problemställningar tidigare. Sammanlagt har Rubic över 200 000 registrerade användare.
Det är ett brett spektrum av föreningar som använder Rubics medlemssystem, från Norges Skytterforbund med 35 000 medlemmar och mycket avancerade behov till små föreningar med 50–60 medlemmar. Systemet är utvecklat i Norge i nära samarbete med kunderna, vilket gör att Rubics anställda förstår vardagen i det mångfaldiga föreningslivet i Norge.
Behovet av support och bra utbildning är förstås störst under övergången från ett medlemssystem till ett annat, och Rubic har därför effektiviserat den här processen utifrån erfarenheter och återkoppling från alla som har bytt medlemssystem till Rubic.
Många föreningar klarar sig länge med Rubics standardlösningar, och då kan processen gå snabbt. Ni har ett eller flera möten där ni går igenom föreningens behov. Utifrån den genomgången får ni ett konkret erbjudande. Om ni accepterar det skickar ni över medlemslistan, Rubic ser till att lägga in den och sedan börjar utbildning och testning.
3. Se till att det nya medlemssystemet har det ni behöver
Här är det viktigt att ni gör ett grundligt jobb med att kartlägga behoven i föreningen. Det kan i sig vara krävande, men med sin erfarenhet kan Rubic också hjälpa er med det.
Det här ingår i Rubics standardlösningar:
- Medlemssystem med inloggning till ”min sida” för alla medlemmar
- Möjlighet att kommunicera med alla medlemmar eller grupper av medlemmar direkt från medlemssystemet via e-post, sms eller pushnotiser i appen.
- Automatisk integration med flera andra system, bland annat Norges Idrettsforbunds medlemsregistrering och Fotballdata.
- E-faktura, OCR, Vipps, kortbetalning och avtalsfaktura
- Mobilapp med full tillgång till ”min sida” för alla medlemmar, med digitalt medlemskort, chatt, anmälningar, betalningsstatus och överblick över alla aktuella aktiviteter i de egna grupperna, lagen och avdelningarna.
- Rubics aktivitetskalender, som har anmälningssystem för alla typer av aktiviteter, även med betalning. Lösningen tillåter anmälan både från medlemmar och från andra, till exempel till kurser, föreläsningar, tävlingar och turer som är öppna för både medlemmar och icke-medlemmar. Aktivitetskalendern kan också integreras med andra lösningar.
- Rubic har en egen mycket praktisk funktion för volontärer, med anmälan till ideellt arbete, ackreditering av volontärer och en rad andra användbara funktioner.
- Resurskalendern (ofta kallad planfördelningsfunktionen), men den kan användas till mycket mer: den kan användas för att fördela vilka resurser som helst.
- Med mera
De flesta föreningar hittar det mesta av det de behöver i standardlösningarna, och Rubic är dessutom uppbyggt på ett sätt som gör systemet enkelt att anpassa och skräddarsy.
När ni ändå ska ta jobbet med att byta system är det viktigaste att ni får ett system som tillgodoser föreningens behov på ett enkelt och intuitivt sätt och att ni får allt på ett ställe.
4. Hur säkerställer man ett motiverande system?
Både ledningen, administrationen, volontärer, medlemmar och föräldrar har fullt upp. Få har engagerat sig i föreningen för att ägna sig åt administration i tidskrävande lösningar.
Att ni har system som är enkla, kraftfulla och roliga att arbeta med kan bidra till att öka aktiviteten och motivationen i föreningen. Enkel kommunikation kan bidra till att de aktiva får omedelbar och snabb respons. Ni kan enkelt skicka ut meddelanden till grupper av medlemmar och få återkoppling. Medlemmarna kan chatta med varandra. Anmälan till en sommarskola kan publiceras direkt i appen. För många är det tillfredsställande att se omedelbar respons på sitt arbete.
Det är enkelt för den som ansvarar för det ideella arbetet att se vem som har anmält sig och vem som inte har det – du kan skicka ett direktmeddelande och få svar direkt. Volontärerna ser med ett par knapptryckningar vilka pass som är obemannade och kan anmäla sig. De kan också kommunicera med dem de ska dela pass med och göra upp om saker. Det ideella arbetet blir smidigare och enklare att genomföra för alla.
Nyckeln till framgång är att alla använder appen – det finns förstås de som inte har en smarttelefon, men de är inte många. Den gruppen kräver i vilket fall egna åtgärder.
Den stora fördelen med appen är att medlemmarna bara behöver den enda appen och sedan får de all information de behöver där. Medlemmarna behöver inte använda mer än ett system, de behöver inte vara på Facebook, ha tillgång till wifi eller logga in på en webbplats eller ett e-postkonto. De får helt enkelt allt de behöver direkt i telefonen och kan kommunicera effektivt och direkt från samma telefon.
Vi vet att detta har gett många föreningar ny energi. Det rapporteras om en ny vardag, med fler anmälda till aktiviteter och mycket tid sparad tack vare enklare administration för ledare och volontärer. Många säger att kommunikationen har blivit så enkel och effektiv att den har blivit rolig.
Tiden som frigörs kan användas till det som är föreningens syfte, vilket är motiverande för de allra flesta.
5. Hur säkerställer man att systemet är kostnadseffektivt?
Rubic är prisvärt i förhållande till vad ni får för pengarna, och priserna anges i prislistan. Många kunder och användare gör att programvaran blir prisvärd för varje enskild förening.
Rubics mål är att ha prisvärda standardlösningar som är enkla att anpassa.
Rubic är inte gratis – men du får mycket för pengarna.
Föreningens gamla system kan också vara billigt – men om det tar mycket tid för administrationen eller volontärerna har det en stor kostnad, antingen ekonomiskt eller genom förlorad motivation, kanske förlorade medlemmar och lägre intäkter. Dålig kommunikation kan leda till färre anmälda till evenemang, lägre betalningsvilja för aktiviteter, färre som ställer upp på ideellt arbete och att talanger slutar för att föräldrarna inte orkar följa upp och så vidare.
Många föreningar förlorar också intäkter på grund av många icke-betalande medlemmar, vilket ofta beror på bristfälliga medlemsöversikter och dålig kommunikation.
En annan viktig sak är att göra det lätt att bli medlem. Rubic ser till att det är superenkelt att gå med och betala medlemsavgiften direkt med Vipps eller internetbank. Ni slipper skicka påminnelser, och många har rapporterat om många nya betalande medlemmar efter övergången till Rubic.
Rubic ger också god överblick över vad medlemmarna eventuellt är skyldiga, så att det blir lättare att skicka påminnelser och få in utestående avgifter, medlemsavgifter och egenavgifter.
Återkopplingen är också mycket god när det gäller anmälan till evenemang. Många föreningar rapporterar en stor ökning av anmälningarna och att direktbetalning har lett till ökad omsättning och mindre arbete.
Så när ni bedömer kostnaderna för ett nytt system är det viktigt att bedöma kostnaderna för det system ni har i dag. Vad kostar det egentligen? Lika viktigt är det dock att se på möjligheterna att öka intäkterna och motivationen hos anställda, medlemmar och volontärer.
Är det värt att ta språnget?
Om du vill ha ett användarvänligt system kan Rubic leverera det. Användarvänlighet är A och O hos Rubic. På Rubic lyssnar vi på våra användare. Varannan vecka lanserar vi uppdateringar, och Rubic utvecklas hela tiden. Om någon efterfrågar en funktion eller något som kan göra jobbet lättare för dem gör vi vårt bästa för att lösa det.
Rubic är enkelt att använda för alla och kräver minimalt med utbildning. Det är byggt för att vara intuitivt.
Systemet ställs också in så att det är skräddarsytt kring de olika rollerna i föreningen. Var och en får tillgång till precis det han eller hon behöver. Om ditt jobb är att fördela träningstider har du inget behov av tillgång till ekonomifunktionerna, och det får du inte heller. Oavsett om du loggar in som verksamhetschef, tränare, ansvarig för ideellt arbete eller styrelseledamot får du tillgång till de funktioner du behöver för att göra just ditt jobb.
Om god kommunikation med alla medlemmar på rätt sätt i rätt tid är viktig för er ger Rubic dig ett system med överblick över medlemmarna, volontärerna, aktiviteterna och resurserna i ett och samma system, och med Rubic kan du ha överblicken och kommunicera med många, med en grupp eller med en i taget direkt i systemet.
Tar ni språnget?
Inte helt säker?
Beställ ett gratis och förutsättningslöst test, så har du tagit ett litet steg.