Lad os være ærlige: Det kan være skræmmende bare at tænke på at skifte medlemssystem. Det kan se ud som meget arbejde, og mange er selvfølgelig skeptiske. Der kan opstå problemer ved sådan en overgang, og det kan blive arbejdskrævende og dyrt. Mange tænker, at det bliver svært at lære en masse nyt, og at det kræver meget oplæring. Frustration over et ineffektivt gammelt system er ofte det, der motiverer, men måske skulle I tænke endnu mere over, hvor meget I faktisk kan vinde ved et moderne og effektivt system?
Dette er de fem vigtigste ting, du skal overveje, når du skal skifte medlemssystem:
1. Hvor store er fordelene ved at skifte til et nyt og moderne medlemssystem?
Der kan være mange argumenter imod forandringer og for at holde fast i det gamle medlemssystem, men lad os være ærlige igen: Der kan også være rigtig mange ulemper ved at gøre det.
Det første, I bør gøre, er derfor at vurdere, om fordelene ved et nyt og moderne medlemssystem er større end ulemperne.
- Hvad er ulemperne ved det medlemssystem, I har?
- Hvad kan I opnå ved at skifte til et moderne system med flere muligheder og funktioner? (Måske er det meget mere, end I tror?)
Medlemmerne er det allervigtigste for alle foreninger, store som små. God behandling af og kommunikation med medlemmerne er helt afgørende for alle slags foreninger. Derfor er få ting så vigtige som medlemssystemet, men mange bruger det ikke godt nok, og det er bestemt ikke få, der mest ser systemet som et nødvendigt onde.
Mange foreninger, klubber og hold har eksisteret længe, og medlemssystemerne rundt omkring kan være gamle og tunge at arbejde med og have begrænsede muligheder.
Alligevel er der mange, der fortsætter med det gamle system, som for længst burde være kasseret. Det er almindeligt, at systemet har sine mangler og irritationsmomenter, men man ved, hvad man har.
Generelt er der rigtig mange foreninger, der har brug for et mere moderne system. Den mulighed har I nu, og hvis I skal skifte, bør I satse på noget, der giver stor merværdi. Teknologien har udviklet sig i rasende fart de seneste år, og ansatte og medlemmer i de fleste foreninger har fået et kraftigt digitalt skub af pandemien. Ældre systemer holder måske stadig styr på medlemmernes navne og kontaktoplysninger og er nyttige til betalingsopfølgning og fakturering – men måske ikke ret meget mere.
Mange foreninger bruger faktisk en række forskellige systemer. Det kan være både lukkede Facebook-grupper til intern kommunikation, Google Kalender til arrangementer og e-mail, når der skal kommunikeres med alle medlemmer. I bruger måske Excel-dokumenter eller regneark til kampprogrammer og har egne chatgrupper for ledere og så videre. Måske har I en intern hjemmeside med login, intranet og så videre. Alt dette ud over selve medlemssystemet, som måske kun bruges til fakturering og rapporter.
For ansatte, frivillige og medlemmer bliver det en række platforme og kommunikationsformer at sætte sig ind i. Det hele kan blive både forvirrende og tidskrævende og ikke sjældent forårsage mange fejl og dårlig kommunikation.
Moderne medlemssystemer kan tilbyde så meget mere end et faktureringssystem. Et system som Rubic har beskedsystemer, systemer til fordeling af ressourcer, nem adgang til eget hold eller egen gruppe, aktivitetskalender, tilmelding til arrangementer, tilmelding til frivilligt arbejde og meget mere i et og samme system.
Har du lyst til at prøve Rubics medlemssystem GRATIS i 30 dage?
Rubic er i virkeligheden et driftssystem for hele foreningen.
Og alt er centreret omkring én enkelt app som alle medlemmer har adgang til på deres telefon. Trænere, gruppeledere, holdledere, dirigenter, lokalafdelingsformænd og så videre har også adgang til alt, hvad de behøver for at udføre deres arbejde, direkte i appen. Ældre medlemssystemer er ofte ikke specielt mobilvenlige og mangler gerne en virkelig funktionel app. Måske findes der en app med nogle begrænsede funktioner, men da appen er udviklet efterfølgende, er den ofte ikke fuldt kompatibel med systemet. En hel del medlemssystemer har desuden ingen app.
Det mener vi, at I simpelthen må have!
Rubic blev udviklet direkte som mobilapp, og det gør, at systemet er tilpasset mobiltelefonen og brugernes virkelighed og behov.
Hvis I mener, at et moderne system, som alle i foreningen kan bruge, til alt og i en og samme løsning, er det, I har brug for – er der grund til at tro, at fordelene ved at skifte medlemssystem langt vil overstige ulemperne for jer.
Ønsker du et uforpligtende møde med os?
2. Hvordan sikrer man, at skiftet af medlemssystem går smertefrit?
At skifte medlemssystem er alligevel et stort spring.
I får brug for oplæring og support og nogen, der hurtigt kan hjælpe ved behov. I har brug for nogen, der kan svare på spørgsmål fra gruppeledere, faktureringsansvarlige, forældre og andre.
Der er store fordele ved at vælge en stor og professionel leverandør, der har erfaring med foreninger, som skifter system.
Rubic har lang erfaring med omkring 1.000 små og store foreninger som kunder og har været ude for de fleste problemstillinger før. Alt i alt har Rubic over 200.000 registrerede brugere.
Der er et bredt spektrum af foreninger, der bruger Rubics medlemssystem, fra Norges Skytterforbund med 35.000 medlemmer og meget avancerede behov til små foreninger med 50-60 medlemmer. Systemet er udviklet i Norge i tæt samarbejde med kunderne, hvilket gør, at Rubics ansatte forstår hverdagen i det mangfoldige norske foreningsliv.
Behovet for support og god oplæring er selvfølgelig størst i overgangen fra ét medlemssystem til et andet, og Rubic har derfor strømlinet denne proces på baggrund af erfaringer og tilbagemeldinger fra alle, der har skiftet medlemssystem til Rubic.
Mange foreninger klarer sig længe med Rubics standardløsninger, og så kan processen gå hurtigt. I har et eller flere møder, hvor I gennemgår foreningens behov. På baggrund af denne gennemgang får I et konkret tilbud. Hvis I accepterer det, sender I medlemslisten over, Rubic sørger for at lægge den ind, og så starter oplæring og test.
3. Sørg for, at det nye medlemssystem har det, I har brug for
Her er det vigtigt, at I gør et grundigt stykke arbejde med at kortlægge behovene i foreningen. Det kan i sig selv være krævende, men med sin erfaring kan Rubic også hjælpe jer med det.
Dette er en del af Rubics standardløsninger:
- Medlemssystem med login til »min side« for alle medlemmer
- Mulighed for kommunikation med alle medlemmer eller grupper af medlemmer direkte fra medlemssystemet via e-mail, sms eller pushnotifikationer i appen.
- Automatisk integration med flere andre systemer, blandt andet Norges Idrettsforbunds medlemsregistrering og Fotballdata.
- E-faktura, OCR, Vipps, kortbetaling og aftalefaktura
- Mobilapp med fuld adgang til »min side« for alle medlemmer med digitalt medlemskort, chat, tilmeldinger, betalingsstatus og overblik over alle aktuelle aktiviteter i egne grupper, hold og afdelinger.
- Rubics aktivitetskalender, som har tilmeldingssystem til alle typer aktiviteter, også med betaling. Løsningen tillader tilmelding både fra medlemmer og fra andre, for eksempel til kurser, foredrag, stævner og ture, der er åbne for både medlemmer og ikke-medlemmer. Aktivitetskalenderen kan også integreres med andre løsninger.
- Rubic har sin egen meget praktiske funktion til frivillige med tilmelding til frivilligt arbejde, akkreditering af frivillige og en række andre nyttige funktioner.
- Ressourcekalenderen (ofte kaldt banefordelingsfunktionen), men den kan bruges til meget mere: Den kan bruges til at fordele hvilke som helst ressourcer.
- Med mere
De fleste foreninger vil finde det meste af det, de har brug for, som en del af standardløsningerne, og Rubic er desuden bygget op på en måde, der gør systemet nemt at tilpasse og skræddersy.
Når I først skal tage arbejdet med at skifte system, er det vigtigste, at I får et system, der varetager foreningens behov på en enkel og intuitiv måde, og at I får alt samlet ét sted.
4. Hvordan sikrer man et motiverende system?
Både ledelsen, administrationen, frivillige, medlemmer og forældre har travle dage. De færreste har engageret sig i foreningen for at lave administration i tidskrævende løsninger.
At I har systemer, der er enkle, kraftfulde og sjove at arbejde med, kan bidrage til at øge aktiviteten og motivationen i foreningen. Enkel kommunikation kan bidrage til, at de aktive får øjeblikkelig og hurtig respons. I kan nemt sende beskeder ud til grupper af medlemmer og få tilbagemeldinger. Medlemmerne kan chatte med hinanden. Tilmelding til en sommerskole kan offentliggøres direkte i appen. For mange vil det være tilfredsstillende at se øjeblikkelig respons på deres arbejde.
Det er nemt for den ansvarlige for det frivillige arbejde at se, hvem der har tilmeldt sig, og hvem der ikke har – du kan sende en direkte besked og få svar med det samme. De frivillige ser med et par tryk, hvilke vagter der er ubesatte, og kan melde sig. De kan også kommunikere med dem, de skal dele vagt med, og lave aftaler. Det frivillige arbejde bliver smidigere og nemmere at gennemføre for alle.
Nøglen til succes er, at alle bruger appen – der findes selvfølgelig dem, der ikke har en smartphone, men det er ikke mange. Denne gruppe vil under alle omstændigheder kræve særlige tiltag.
Den store fordel ved appen er, at medlemmerne kun har brug for den ene app, og så får de al den information, de har brug for, dér. Medlemmerne behøver ikke at bruge mere end ét system, de behøver ikke at være på Facebook, have adgang til wifi eller logge ind på en hjemmeside eller en e-mailkonto. De får simpelthen alt, hvad de har brug for, direkte på telefonen og kan kommunikere effektivt og direkte fra den samme telefon.
Vi ved, at dette har givet mange foreninger ny energi. Der rapporteres om en ny hverdag med flere tilmeldte til aktiviteter og meget tid sparet på enklere administration for ledere og frivillige. Mange siger, at det at kommunikere er blevet så enkelt og effektivt, at det er blevet sjovt.
Den tid, der frigøres, kan bruges på det, der er foreningens formål, hvilket vil være motiverende for langt de fleste.
5. Hvordan sikrer man, at systemet er omkostningseffektivt?
Rubic er prisvenligt i forhold til, hvad I får for pengene, og priserne fremgår af prislisten. Mange kunder og brugere gør, at softwaren bliver prisvenlig for den enkelte forening.
Rubics mål er at have prisvenlige standardløsninger, der er nemme at tilpasse.
Rubic er ikke gratis – men du får meget for pengene.
Foreningens gamle system kan også være billigt – men hvis det tager meget tid for administrationen eller de frivillige, har det en stor omkostning, enten økonomisk eller i form af tabt motivation, måske tab af medlemmer og lavere indtægter. Dårlig kommunikation kan føre til færre tilmeldte til arrangementer, lavere betalingsvilje for aktiviteter, færre, der stiller op til frivilligt arbejde, og frafald af talenter, fordi forældrene ikke orker at følge op, og så videre.
Mange foreninger mister også indtægter på grund af mange ikke-betalende medlemmer, hvilket ofte skyldes mangelfulde medlemsoversigter og dårlig kommunikation.
En anden vigtig ting er at gøre det let at blive medlem. Rubic sørger for, at det er supernemt at melde sig ind og betale kontingentet med det samme med Vipps eller netbank. I slipper for at sende rykkere, og mange har meldt om mange nye betalende medlemmer efter overgangen til Rubic.
Rubic giver også et godt overblik over, hvad medlemmerne eventuelt skylder, så det bliver lettere at rykke for og få ind udestående gebyrer, kontingenter og egenbetalinger.
Tilbagemeldingerne er også meget gode for tilmelding til arrangementer. Mange foreninger melder om en stor stigning i tilmeldinger, og at direkte betaling har ført til øget omsætning og mindre arbejde.
Så når I vurderer omkostningerne ved et nyt system, er det vigtigt at vurdere omkostningerne ved det system, I har i dag. Hvad koster det egentlig? Lige så vigtigt er det dog at se på mulighederne for at øge indtægterne og motivationen hos ansatte, medlemmer og frivillige.
Er det værd at tage springet?
Hvis du vil have et brugervenligt system, kan Rubic levere det. Brugervenlighed er alfa og omega hos Rubic. Hos Rubic lytter vi til vores brugere. Hver fjortende dag lancerer vi opdateringer, og Rubic er altid i udvikling. Hvis nogen efterspørger en funktion eller noget, der kan gøre arbejdet lettere for dem, gør vi vores bedste for at løse det.
Rubic er nemt at bruge for alle og kræver minimal oplæring. Det er bygget til at være intuitivt.
Systemet sættes også op, så det er skræddersyet til de forskellige roller i foreningen. Den enkelte får adgang til præcis det, han eller hun har brug for. Hvis dit job er at fordele træningstider, har du ikke brug for adgang til økonomifunktionerne, og det får du heller ikke. Uanset om du logger ind som daglig leder, træner, ansvarlig for frivilligt arbejde eller bestyrelsesmedlem, får du adgang til de funktioner, du har brug for til at udføre netop dit job.
Hvis god kommunikation med alle medlemmer på den rigtige måde på det rigtige tidspunkt er vigtig for jer, giver Rubic dig et system med overblik over medlemmerne, de frivillige, aktiviteterne og ressourcerne i et og samme system, og med Rubic kan du have overblikket og kommunikere med mange, med en gruppe eller med én ad gangen direkte i systemet.
Tager I springet?
Ikke helt sikker?
Bestil en gratis og uforpligtende test, så har du taget et lille skridt.