Undvik att lägga mer tid än nödvändigt på kontoret, kommunicera bättre med medlemmarna, få in medlemsavgifterna enklare och få ett betydligt mer överskådligt system genom att gå från Excel och gamla vanor till ett modernt medlemssystem.
Sättet det alltid har gjorts på känns kanske tryggt, men det är sällan särskilt effektivt eller uppdaterat. Ett system som är byggt för dagens alla krav och behov kan bespara dig mycket frustration, oavsett om du administrerar en förening, ett lag, en organisation eller ett evenemang med många volontärer inblandade.
Alltid uppdaterad
Det behöver inte vara komplicerat att organisera en förening, ett evenemang eller en idrottsförening. Med rätt verktyg kan väldigt mycket automatiseras, så att både medlemmar och ansvariga kan lägga mer tid på det som är viktigt.
- Jag vill särskilt lyfta fram planfördelningen, faktureringssystemet och inte minst appen. Nu har vi allt i fickan, uppdaterat hela tiden. Vi har 200 tränare, och när en av dem lägger in något får alla medlemmar i gruppen, i laget och vårdnadshavarna det samtidigt och direkt. Snabbt och enkelt. Samma sak med faktureringssystemet – ett par knapptryck, så har du betalat, berättade en nöjd Ketil Gjerde, verksamhetschef i Vind IL.
Rubic Connect-appen ger varje medlem tillgång till allt hen behöver veta och göra. Här kan de anmäla sig till evenemang eller boka hall, ha koll på medlemsavgift, evenemang, matcher eller andra inbetalningar och betala på några sekunder med Vipps! Samtidigt gör detta det mycket enkelt för administratörerna att ha full överblick, uppdatera alla i realtid och snabbt få in pengarna.
Bättre ekonomi
Genom att uppgradera ett föråldrat medlemssystem kan du få in en betydligt större andel av medlemsavgifterna. Det är nästan garanterat att du tjänar in pengarna du lägger på bytet till ett nytt system redan vid första faktureringsomgången. Hur? Helt enkelt för att betydligt fler faktiskt kommer ihåg att betala i tid eftersom de kan betala med Vipps i ett nafs.
När De Sandvigske Samlingers venner bytte till Rubics system tog specialvisningarna de arrangerar verkligen fart. Ordföranden för vänföreningen, Svend Strand, berättar:
- Informationen når i stort sett alla våra 2 700 medlemmar och ger mycket hög respons. Det är betydligt fler som kommer nu än tidigare. Sedan vi började använda Rubics system har vi haft ett enormt tryck. Nu är det så att vi måste meddela att det bara är de första som anmäler sig som får komma.
Min sida
Som medlem i en idrottsklubb, ett lag eller en förening är det frustrerande att inte få viktig information för att din e-postadress eller andra uppgifter är fel. På Min sida har du hela tiden kontroll på alla dina egna uppgifter, samtidigt som du har full överblick över betalningar, deadlines och anmälningar. Här kan du anmäla dig till exempelvis ideellt arbete, tävlingar eller evenemang och sedan ha överblick över vad som händer när. Och få pushnotiser i mobilen om något ändras eller om något nytt händer som kan vara intressant.
Här hittar du också medlemskortet, som används mycket i olika sammanhang av bland annat vänföreningar, supporterklubbar och stugföreningar. Min sida når du både från dator och i appen, så att du alltid har tillgång och är uppdaterad. Du har helt enkelt hela medlemskapet i fickan!
Min sida i Rubic Connect.
Anmälan
Rubics anmälningsfunktion är mycket enkel att komma igång med och mycket populär. Här finns många smarta lösningar, bland annat för betalning, val av olika produkter, visning av åldersgräns och möjlighet att ställa frågor. Nyligen skräddarsydde Rubic också en egen lösning för Friskis & Svettis, där medlemmarna kan se en översikt över träningar och anmäla sig till de olika passen. Enkelt för medlemmarna och enkelt att administrera:
Om du som administratör ska organisera ett evenemang, en sammankomst eller ett möte kan du enkelt skapa ett anmälningsformulär i modulen. Anmälningsformuläret kan skräddarsys med olika frågor till deltagaren, och du kan styra detaljer som pris och tracks.
Formuläret läggs sedan på en egen landningssida, där du också kan ta betalt vid anmälan – extra enkelt med Vipps – om du vill. Det ger en effektivare drift. Du väljer själv om det ska vara tillgängligt för alla medlemmar eller ett urval.
Du kan själv skräddarsy anmälningsformulär för allt från anmälan till stora evenemang till mindre sammankomster och inträde i föreningen. OCH det bästa av allt: detta finns också i appen Rubic Connect.
Aktivitetskalender i Rubic.
Engagerade medlemmar
Ett smidigt och självförklarande system med en egen kommunikationsplattform i en app skapar öppenhet mellan klubb, förening eller arrangör och medlemmarna. All data uppdateras för alla i realtid, så att ändringar fångas upp omedelbart. Lika enkelt är det att veta hur man anmäler sig, när ett evenemang äger rum, ställa frågor och delta i diskussioner på ”väggen” i Rubic Connect-appen. Det skapar sammanhållning och engagemang, där medlemmarna deltar på lika villkor som administrationen och känner att även de blir hörda. Tröskeln för att förstå hur appen fungerar är låg, vilket också gör att man snabbt kan få med dem som inte känner sig så hemma med digitala hjälpmedel.
Systemet och appen är uppbyggda kring Rubics medlemssystem, där alla uppgifter om medlemmarna finns. Det gör att det allra mesta sker helt automatiskt, från betalningar till smittspårning, bokning och an- och avanmälan. Vilket i sin tur förenklar jobbet för dem som administrerar – och ger utrymme för mer aktivitet!
Har din organisation särskilda behov kan även de lösas. Rubic har skräddarsytt systemet för en rad organisationer, som tidigare nämnda Friskis & Svettis, Norges Skytterforbund och Norsk Selskap for Fotografi,
Behöver din förening ett nytt medlemssystem? Boka ett möte med en av våra produktexperter i dag.