Fordeling af faciliteter gjort enkelt. Kommunikation, der når ud til alle medlemmer i realtid. God organisering, et jævnt flow i økonomien og mere tid til aktivitet. Det er noget af det, Rubics medlemssystemer kan hjælpe dig med.
Rubics medlemssystem har fra starten taget udgangspunkt i de behov, idrætsforeninger har. Formålet er at hjælpe foreningerne med at drive deres aktiviteter så enkelt og effektivt som muligt, hvor der bruges mindst mulig tid på administration. Systemet er i løbende udvikling i tæt samarbejde med de idrætsforeninger, der allerede bruger det. Rubic Medlem er godkendt af Norges Idrettsforbund (NIF) og har en integration, der fungerer gnidningsfrit.
1. Enkel betaling og login med Vipps
Kontingent, gebyrer og tilmeldingsgebyrer er det, der bærer foreninger og hold. Uden denne økonomiske grundpille er det umuligt at drive en forening over tid. De allerfærreste undlader bevidst at betale en faktura. I Rubic kan du nemt betale både kontingent og eventuelle tilmeldinger med Vipps. Derudover kan du som ny bruger identificere dig og oprette en ny bruger med samme løsning.
Læs også artiklen »Få nemt kontingenten ind med Vipps!«
2. Fuldt overblik
De fleste idrætsforeninger har flere ressourcer, der skal fordeles eller bookes, som baner, haller og lokaler. For den, der har ansvaret for fordelingen af ressourcerne, kan det hurtigt blive uoverskueligt.
Med Rubics facilitetskalender (tidligere banekalender) har både administratorer, trænere, medlemmer og forældre fuldt overblik over, hvad der sker hvor. Her kan træneren oprette faste træninger, lave hurtige ændringer, fordele ressourcer på tværs af baner og haller og planlægge. Alt samlet ét sted. Når der laves ændringer, modtager alle involverede pushbeskeder, og dermed er alle altid opdaterede.
Ressource- og banefordeling er et stort puslespil, men med Rubics facilitetskalender er det et puslespil, der altid går op – og samtidig giver det fuldt overblik.
3. Rubic Connect
Rubic Connect binder alle Rubics funktioner sammen og sørger for, at du altid er opdateret. Alt sammen i én app, så du altid har adgang til alt lige i lommen. Ud over at have din egen side, hvor du har overblik over dit medlemskab, kan betale kontingent og identificere dig med en QR-kode, har du også adgang til blandt andet disse funktioner: tilmelding, betaling, adgangskontrol og digital nøgle – samtidig med at det er et stærkt kommunikationsværktøj.
Rubic Connect
4. Digital nøgle
Glem nøgler og nøglekort – direkte i Rubic Connect-appen kan du nu få adgang til at åbne døre med mobilen, for eksempel til din træning hver tirsdag og torsdag klokken 19. Eller som træner have adgang til forskellige døre.
Læs mere om »Digital nøgle med Rubic Connect«.
5. Aktivitetskalender
En særskilt aktivitetskalender er for nylig udviklet i samarbejde med Friskis&Svettis. Med den har brugerne fuld adgang til, hvilke aktiviteter der finder sted hvornår, hvad de består af, hvor de foregår, og hvilken træner der er ansvarlig, samt mulighed for både at tilmelde sig, framelde sig og betale.
6. Tilmelding
Opret skræddersyede tilmeldingsformularer, der kan bruges til alt fra tilmelding til store arrangementer til mindre samlinger og indmeldelse i foreningen. Hver formular præsenteres på sin egen landingsside, hvor I også kan tage betaling direkte, samtidig med at folk tilmelder sig.
Hvis du for eksempel organiserer et arrangement, en samling eller et møde, kan du nemt oprette en tilmelding. Du kan også oprette en formular til indmeldelse i foreningen eller klubben eller til forskellige træningsgrupper. Tilmeldingsformularen kan skræddersys med forskellige spørgsmål til deltageren, og du kan selv styre detaljer som pris og tracks.
Nem at bruge, og du kan betale med Vipps med et par tastetryk. Samtidig har du fuldt overblik over, hvad du er tilmeldt, hvilke betalinger der er foretaget, og hvad der eventuelt er på vej.
7. Adgangskontrol og akkreditering
Hvert medlem i Rubic kan identificeres via en personlig QR-kode. Den kan bruges til adgangskontrol, til at holde styr på, hvem der er til stede, og også for eksempel til akkreditering under et arrangement.
8. Kommunikation
Med appen Rubic Connect er det nemt altid at være opdateret. Holdets træner kan hurtigt give besked til alle involverede ved ændringer – for eksempel et nyt tidspunkt eller en ny bane. Med beskedfunktion til både enkeltpersoner og grupper sker det hurtigt og nemt. Appen har også et nyhedsfeed, hvor man kan dele nyheder og billeder fra for eksempel arrangementer, træninger, frivilligt arbejde og kampe, og hvor de, der har adgang, både kan like og kommentere.
Alle funktioner i Rubics medlemssystem er som udgangspunkt standardløsninger og er nemme at implementere for en hurtig opstart. Samtidig er systemet i løbende udvikling i samspil med brugerne, hvor der hele tiden dukker nye behov op, som udviklerne laver gode løsninger på.
Uanset om det er en idrætsforening med få eller mange medlemmer, store paraplyorganisationer som Norsk Skytterforbund eller omfattende arrangementer som Holmenkollen Skifestival. Alle har taget udgangspunkt i standardløsningen og er kommet med ønsker, som derefter er blevet integreret i den løsning, der er tilgængelig for alle. For det er lidt af Rubic-metoden: en konstant videreudvikling baseret på nye kunders behov og ønsker, som derefter gøres tilgængelig for alle
9. Support
Rubic har stort fokus på kommunikationen med kunderne. God support i alle faser og det at være tilgængelig til enhver tid, både i implementeringsfasen og bagefter, er meget vigtigt for alle medarbejdere.
Når en ny kunde underskriver en aftale, udarbejder Rubic et såkaldt »onboarding«-forløb. Det består af et opstartsmøde for at planlægge den videre proces, implementering af kunden i systemet, et statusmøde, når det er gjort, og derefter oplæring. Hele vejen med tæt opfølgning på kunden.
Der er også udarbejdet nye brugermanualer, der forklarer processen trin for trin, i både tekst og video. Gratis support er tilgængelig alle hverdage mellem 8 og 16, og der findes en supportside på hjemmesiden med artikler om forskellige emner. Sidst, men ikke mindst: Det er også muligt at tegne en »Kompisaftale«, hvor Rubic klarer hele jobbet for dig.
»Vi har oplevet samarbejdet som rigtig godt, både med Lisa-Marie og Rune, som vi har haft mest kontakt med, og også med udviklerne, som har deltaget i møder og er tilgængelige for spørgsmål.
Især tilgængeligheden vil jeg rose dem for – vi kan ringe på alle tider af døgnet. Det er en stor tryghed for os, som vi tager med ind i arrangementerne i marts 2023.«
– Jonas Islann Fremstad, marketingkoordinator og frivilligansvarlig hos Holmenkollen Skifestival.