Tips på hur ni kan driva föreningen mer effektivt.
Medlemmarna är ryggraden i alla föreningar. Samtidigt är hanteringen av medlemsregister, betalningar och kommunikation med medlemmarna ofta något som tar mycket tid.
En mer effektiv hantering av rutinuppgifter kan frigöra mycket tid i de flesta föreningar.
Det är särskilt följande uppgifter som vi anser att de flesta föreningar har mycket att vinna på att effektivisera och professionalisera:
- Hantering av medlemslistor
- Uppföljning av betalningar
- Hantering av ideellt arbete och pass för volontärer
- Fördelning av resurser
- Administration av anmälningar
- Hantering av gåvor och donationer
- Kommunikation
Var för sig är allt detta viktigt – och om allt samlas i ett och samma system som alla använder får föreningen ett mycket kraftfullt verktyg. Att allt är integrerat är Rubics stora styrka, tillsammans med användarvänligheten och den populära mobilappen.
De flesta föreningar kan bli effektivare med Rubic.
Vill du prova Rubics medlemssystem GRATIS i 30 dagar?
CRM för medlemmar
Första budet är uppdaterade och korrekta medlemslistor. Ingenting är viktigare. Medlemslistorna utgör grunden för både kommunikationen med medlemmarna och föreningens ekonomi. Därför lägger den medlemsansvariga ofta mycket tid på att hålla medlemssystemet så uppdaterat som möjligt.
Fördelen med Rubics CRM-system för medlemmar är att alla i organisationen bidrar till arbetet. Ledare och ansvariga registrerar nya medlemmar direkt, och det gör arbetet för den som är medlemsansvarig betydligt enklare.
Medlemmen får möjlighet att redigera sina egna uppgifter via ”min sida”. Den nya medlemmen hittar relevant information i systemet och kan enkelt betala medlemsavgiften via systemet. När medlemmarna själva kan logga in via telefon eller dator i ett system som alla medlemmar använder hela tiden försvinner det här problemet automatiskt.
Nyckeln till ett effektivt medlemssystem är ett system som alla i föreningen använder – till allt.
Läs mer om Rubic CRM för medlemmar.
Mobilapp – allt på ett ställe, direkt i fickan
Andra budet är att ge användarna ett system som de vill använda aktivt. Då är mobiltelefonen A och O. Nuförtiden sker det mesta i telefonen. Föreningen har mycket att vinna på att förhålla sig till detta och göra det möjligt att enkelt sköta det mesta via appen.
Rubic var först i Norge med att kombinera medlemssystem och mobilapp.
Läs mer om mobilappen och Rubic Connect
Flexibel betalningslösning med VIPPS
Det är mycket viktigt för alla föreningar att ha god kontroll på betalningen av medlemsavgifter, kursavgifter, träningsavgifter, medlemsartiklar och så vidare. Med Rubic får ni full överblick över betalningshistoriken för varje enskild medlem, och inte minst har medlemmarna själva överblicken. De behöver inte leta fram fakturor och kontrollera om de har betalat eller inte – allt finns på medlemssidan och de kan betala obetalda räkningar med en knapptryckning. Föreningen kan också skicka påminnelser som meddelanden direkt i mobilappen, och medlemmarna kan betala direkt. Rubic har ingått ett samarbete med Swedbank Pay – en mycket flexibel och trygg betalningslösning som gör att medlemmarna kan välja mellan Vipps, kortbetalning eller faktura.
Enkel betalning och kontroll på reskontran för både föreningarna och medlemmarna är A och O för föreningens ekonomi.
Läs mer om betalningslösningen
Volontärsystem – Låt volontären välja själv
Rubic Funksjonær är systemet som gör att ni kan göra er av med Excel-listor och gula lappar. I Rubic Funksjonær kan volontärer själva anmäla sig till olika pass, och den som är ansvarig för evenemanget kan också tilldela pass genom att hämta in medlemmar direkt från medlemssystemet.
Rubic Funksjonær är dock mycket mer än ett system för att planera pass. Systemet gör att ni också enkelt kan kommunicera med volontärerna, och volontärerna kan kommunicera med de ansvariga och inte minst med varandra.
Rubic Funksjonær är också integrerat i den nya mobilappen Rubic Connect, vilket gör kommunikationen ännu enklare.
Att ha ett bra system för att organisera volontärer är avgörande för alla föreningar. Nöjda volontärer betyder mycket för föreningen, för medlemmarna och för deltagarna på evenemangen. Nöjda volontärer ställer dessutom gärna upp år efter år, med allt mer erfarenhet, och bidrar till hög kvalitet och effektiva evenemang.
Kommunikation är krävande – men går att göra effektivt
God kommunikation är avgörande för att föreningen ska fungera effektivt och bra – oavsett om det gäller fördelning av pass, genomförande av evenemang, ändrade träningstider, anmälningar till kurser, kallelser till möten eller registrering av betalningar.
Rubics meddelandesystem är kraftfullt och enkelt. Med några knapptryckningar kan ni skicka meddelanden till grupper av medlemmar, enskilda medlemmar eller till alla medlemmar.
Medlemmarna kan också enkelt hålla sig uppdaterade via nyhetsflödet i mobilappen Rubic Connect. Du kan skicka direktmeddelanden till just dem som behöver dem och inte minst ta emot meddelanden. God kommunikation går åt båda hållen, så återkoppling och svar är lika viktiga som möjligheten att skicka ut. När det kommer nya meddelanden får mottagarna också pushnotiser i sina telefoner, och ni kan vara ganska säkra på att alla snabbt tar del av viktig information – något ni inte kan vara om ni satsar på e-post eller olika Facebookgrupper som många använder.
Ett system – integrerat med medlemssystemet – direkt i telefonen förbättrar kommunikationen radikalt för de allra flesta föreningar.
Läs mer om kommunikation med Rubic
Resurskalender
De flesta föreningar har olika resurser som medlemmarna använder, vare sig det är klubbstuga, planer, hallar eller utrustning. Att hålla ordning på när de är lediga och när de kan bokas har traditionellt krävt kalkylblad och kanske telefonrundor för avstämningar och bokning. Med Rubics Resurskalender är det slut med det.
Systemet har också en inbyggd planfördelare och det är enkelt att göra ändringar och justeringar. Alla som behöver uppdateringar om ändringar får automatiskt besked.
Med Rubic Resurskalender blir arbetet med att fördela resurser inte bara enklare och lättare utan helt enkelt roligt, säger många. Resurskalendern är ett drömverktyg som många har längtat efter.
Läs mer om Rubic Resurskalender
Anmälan och inträde
Med modulen Rubic Anmälan kan ni enkelt administrera allt från inträden i föreningen till anmälningar till kurser och andra evenemang. Det sparar mycket tid. Systemet är skräddarsytt för digitala anmälningar och inträden. Anmälningssystemet som Rubic har utvecklat fungerar för de allra flesta uppgifter och kommer att spara mycket tid för er.
Ni skapar enkelt ett anmälningsformulär i modulen. Varje formulär får automatiskt en egen landningssida som är enkel att dela och länka till. Anmälningsformulären kan enkelt skräddarsys så att ni får svar på allt ni behöver veta om deltagarna på ett och samma ställe. En mycket stor fördel är också att ni kan ta betalt direkt och samtidigt med anmälningarna. Det sparar mycket tid, och ni vet att alla anmälda deltagare har betalat och behöver inte kontrollera det.
Donation – Ge en gåva som betyder något!
Insamling av pengar till olika ändamål är viktigt för många föreningar. Att rekrytera givare och se till att ta hand om dem är ett viktigt arbete för föreningen.
Ett professionellt system för hantering av donationer underlättar det arbetet. Med Rubics system är det enkelt och tryggt för givare att ge ett enskilt bidrag via den integrerade betalningslösningen, där de kan betala med både Vipps och bankkort. Rubic har också ett system för fasta givare som kan ställa in ett fast gåvobelopp som de själva väljer. Systemet gör det möjligt att registrera personnummer för givare som vill ha skatteavdrag.
Läs mer om donationer och gåvor i Rubics system.
Allt i ett och samma system
Som ni ser erbjuder Rubic det viktigaste för de allra flesta föreningar i ett och samma användarvänliga system.
Vill ni förenkla vardagen och professionalisera föreningen?
Vill du ha ett förutsättningslöst möte med oss, tveka inte att höra av dig.