Tips til, hvordan I kan drive foreningen mere effektivt.
Medlemmerne er rygraden i alle foreninger. Samtidig er håndteringen af medlemsregistre, betalinger og kommunikation med medlemmerne ofte noget, der tager meget tid.
En mere effektiv håndtering af rutineopgaver kan frigøre meget tid i de fleste foreninger.
Det er især følgende opgaver, som vi mener, at de fleste foreninger har meget at vinde ved at effektivisere og professionalisere:
- Håndtering af medlemslister
- Opfølgning på betalinger
- Håndtering af frivilligt arbejde og vagter for frivillige
- Fordeling af ressourcer
- Administration af tilmeldinger
- Håndtering af gaver og donationer
- Kommunikation
Hver for sig er alt dette vigtigt – og hvis alt samles i et og samme system, som alle bruger, får foreningen et meget kraftfuldt værktøj. At alt er integreret, er Rubics store styrke sammen med brugervenligheden og den populære mobilapp.
De fleste foreninger kan blive mere effektive med Rubic.
Har du lyst til at prøve Rubics medlemssystem GRATIS i 30 dage?
CRM for medlemmer
Første bud er opdaterede og korrekte medlemslister. Intet er vigtigere. Medlemslisterne danner grundlaget for både kommunikationen med medlemmerne og foreningens økonomi. Derfor bruger den medlemsansvarlige ofte meget tid på at holde medlemssystemet så opdateret som muligt.
Fordelen ved Rubics CRM-system for medlemmer er, at alle i organisationen bidrager til arbejdet. Ledere og ansvarlige registrerer nye medlemmer direkte, og det gør arbejdet for den medlemsansvarlige betydeligt lettere.
Medlemmet får mulighed for at redigere sine egne oplysninger via »min side«. Det nye medlem finder relevant information i systemet og kan nemt betale kontingentet via systemet. Når medlemmerne selv kan logge ind via telefon eller pc i et system, som alle medlemmer bruger løbende, forsvinder dette problem automatisk.
Nøglen til et effektivt medlemssystem er et system, som alle i foreningen bruger – til alt.
Læs mere om Rubic CRM for medlemmer.
Mobilapp – alt samlet ét sted, lige i lommen
Andet bud er at give brugerne et system, som de har lyst til at bruge aktivt. Her er mobiltelefonen alfa og omega. I dag foregår det meste på telefonen. Foreningen vil få rigtig meget ud af at forholde sig til dette og gøre det muligt at klare det meste nemt via appen.
Rubic var først i Norge med at kombinere medlemssystem og mobilapp.
Læs mere om mobilappen og Rubic Connect
Fleksibel betalingsløsning med VIPPS
Det er meget vigtigt for alle foreninger at have god styr på betaling af kontingenter, kursusgebyrer, træningsgebyrer, medlemsartikler og så videre. Med Rubic får I fuldt overblik over betalingshistorikken for hvert enkelt medlem, og ikke mindst har medlemmerne selv overblikket. De behøver ikke at finde fakturaer frem og tjekke, om de har betalt eller ej – alt ligger på medlemssiden, og de kan betale ubetalte regninger med et enkelt tryk. Foreningen kan også sende rykkere som beskeder direkte i mobilappen, og medlemmerne kan betale direkte. Rubic har indgået et samarbejde med Swedbank Pay – en meget fleksibel og sikker betalingsløsning, der sikrer, at medlemmerne kan vælge mellem Vipps, kortbetaling eller faktura.
Enkel betaling og styr på debitorerne for både foreningerne og medlemmerne er alfa og omega for foreningens økonomi.
Læs mere om betalingsløsningen
Frivilligsystem – Lad den frivillige selv vælge
Rubic Funksjonær er systemet, der gør, at I kan slippe af med Excel-lister og gule sedler. I Rubic Funksjonær kan frivillige selv tilmelde sig forskellige vagter, og den ansvarlige for arrangementet kan også tildele vagter ved at hente medlemmer direkte fra medlemssystemet.
Rubic Funksjonær er dog langt mere end et system til at planlægge vagter. Systemet gør, at I også nemt kan kommunikere med de frivillige, og de frivillige kan kommunikere med de ansvarlige og ikke mindst med hinanden.
Rubic Funksjonær er også integreret i den nye mobilapp Rubic Connect, hvilket gør kommunikationen endnu nemmere.
At have et godt system til organisering af frivillige er afgørende for alle foreninger. Tilfredse frivillige betyder meget for foreningen, for medlemmerne og for deltagerne i arrangementerne. Tilfredse frivillige stiller desuden gerne op år efter år med stadig mere erfaring og bidrager til høj kvalitet og effektive arrangementer.
Kommunikation er krævende – men den kan gøres effektivt
God kommunikation er afgørende for, at foreningen kan fungere effektivt og godt – uanset om det gælder fordeling af vagter, afvikling af arrangementer, ændring af træningstider, tilmeldinger til kurser, indkaldelser til møder eller registrering af betalinger.
Rubics beskedsystem er kraftfuldt og enkelt. Med få tryk kan I sende beskeder til grupper af medlemmer, enkelte medlemmer eller alle medlemmerne.
Medlemmerne kan også nemt holde sig opdateret via nyhedsfeedet i mobilappen Rubic Connect. Du kan sende direkte beskeder til netop dem, der har brug for dem, og ikke mindst modtage beskeder. God kommunikation går begge veje, så tilbagemeldinger og svar er lige så vigtige som muligheden for at sende ud. Når der kommer nye beskeder, får modtagerne også pushnotifikationer på deres telefoner, og I kan være rimelig sikre på, at alle hurtigt får vigtig information med sig – hvilket I ikke kan, hvis I satser på e-mail eller de forskellige Facebook-grupper, som mange bruger.
Ét system – integreret med medlemssystemet – direkte på telefonen vil forbedre kommunikationen radikalt for langt de fleste foreninger.
Læs mere om kommunikation med Rubic
Ressourcekalender
De fleste foreninger har forskellige ressourcer, som medlemmerne benytter, hvad enten det er klubhus, baner, haller eller udstyr. At holde styr på, hvornår de er ledige, og hvornår de kan bookes, har traditionelt krævet regneark og måske telefonrunder for afklaringer og booking. Med Rubics Ressourcekalender er det slut med det.
Systemet har også en indbygget banefordeler, og det er nemt at foretage ændringer og justeringer. Alle, der har brug for opdateringer om ændringer, får automatisk besked.
Med Rubic Ressourcekalender bliver arbejdet med at fordele ressourcer ikke bare enklere og lettere, men ligefrem sjovt, siger mange. Ressourcekalenderen er et drømmeværktøj, som mange har længtes efter.
Læs mere om Rubic Ressourcekalender
Tilmelding og indmeldelse
Med modulet Rubic Tilmelding kan I nemt administrere alt fra indmeldelser i foreningen til tilmeldinger til kurser og andre arrangementer. Det vil spare jer for meget tid. Systemet er skræddersyet til digitale tilmeldinger og indmeldelser. Tilmeldingssystemet, som Rubic har udviklet, fungerer til langt de fleste opgaver og vil spare meget tid for jer.
I opretter nemt en tilmeldingsformular i modulet. Hver formular får automatisk sin egen landingsside, som er nem at dele og linke til. Tilmeldingsformularerne kan nemt skræddersys, så I får svar på alt, hvad I har brug for at vide om deltagerne, samlet ét sted. En meget stor fordel er også, at I kan tage betaling direkte og samtidig med tilmeldingerne. Det sparer meget tid, og I ved, at alle tilmeldte deltagere har betalt, og behøver ikke at tjekke det.
Donation – Giv en gave, der betyder noget!
Indsamling af penge til forskellige formål er vigtigt for mange foreninger. At rekruttere givere og sørge for at passe godt på dem er et vigtigt arbejde for foreningen.
Et professionelt system til håndtering af donationer vil lette dette arbejde. Med Rubics system er det nemt og trygt for givere at give et enkeltstående bidrag via den integrerede betalingsløsning, hvor de kan betale med både Vipps og betalingskort. Rubic har også et system for faste givere, som kan oprette et fast gavebeløb, de selv vælger. Systemet giver mulighed for registrering af personnummer for givere, der ønsker skattefradrag.
Læs mere om donationer og gaver i Rubics system.
Alt i et og samme system
Som I kan se, tilbyder Rubic det vigtigste for langt de fleste foreninger i et og samme brugervenlige system.
Vil I forenkle hverdagen og professionalisere foreningen?
Ønsker du et uforpligtende møde med os, så tøv ikke med at kontakte os.