Stora och små evenemang är helt beroende av volontärer. Därför är det viktigt att ha ett bra system med överblick över dem som har varit med tidigare och verktyg för att rekrytera nya. Men kanske viktigast av allt: ett system som gör det enkelt att kommunicera sinsemellan. När flera hundra volontärer ska organiseras är det viktigt att ha ett användarvänligt och effektivt system.
Vi ser att efter 2 år med pandemi har allt fler arrangörer svårt att få tag på volontärer, och därför är det viktigt att man väljer ett system som hjälper kunden med just detta. Rekryteringsprocessen ska vara enkel och lättillgänglig både för dem som är intresserade och för dem som är arrangörer. Med Rubic Funksjonær har du ett användarvänligt verktyg för rekrytering med en landningssida som kan spridas brett.
Läs mer om vår lösning här.
Volontärarbete gjort enkelt och effektivt
Rubic Funksjonær är en av de spännande moduler som Rubic har att erbjuda bland sina produkter, och den har fått mycket uppmärksamhet de senaste månaderna. Systemet används flitigt och har redan fått en stor roll vid större evenemang som ParaVM2022, Peergynt, EM i luftvapen 2022, World Cup Kvitfjell, Norway Cup, World Cup Lillehammer, Raw Air, Baldus Cup och många andra större och mindre evenemang.
Rubic Funksjonær är en komplett lösning för hantering av volontärer – här kan du planera ditt evenemang från A till Ö. Systemet utvecklas ständigt för att optimera våra lösningar när det gäller rekrytering, organisering, samverkan, ackreditering och planering av pass.
Rubic Funksjonær är en egen modul som är integrerad med medlemsregistret. Rubic Medlem ligger i botten. Alla funktionärer från tidigare år finns inlagda, med kontaktuppgifter och historik. Det gör det enkelt för arrangörerna att hålla kontakten med volontärerna före, under och efter evenemanget.
Tillhörande app med närvaroregistrering
En app för volontärerna med kommunikationsplattform, översikt över pass, ackreditering och kommunikation. Den nyligen lanserade Rubic Connect-appen används aktivt av både arrangörerna och volontärerna. I appen får volontärerna en översikt över sina pass med tillhörande information. De ansvariga kan enkelt kommunicera via gruppmeddelanden och hitta nödvändiga kontaktuppgifter till volontärerna. I appen finns även ett nyhetsflöde där man enkelt kan lägga ut viktiga meddelanden och statusuppdateringar och även ladda upp bilder.
Inte minst vill man ha koll på vilka som ska komma till det ideella arbetet och vid behov registrera frånvaro om någon inte har dykt upp. Genom Rubic Connect får man full överblick över volontärerna och kan registrera dem som inte har dykt upp. Men volontärerna kan också själva anmäla närvaro via Rubic Connect, vilket görs via GPS-koordinater i appen. Om personen inte är i närheten och försöker anmäla närvaro går det inte.
Ackreditering
Vid större evenemang finns det ett annat viktigt behov som är bra att ha i bakhuvudet när det gäller ackreditering av volontärer och andra deltagare under evenemanget.
Det har vi tagit höjd för i Rubics volontärlösning – man kan välja ett digitalt ackrediteringskort eller skriva ut ackrediteringskort, båda med möjlighet att ladda upp foto.
Rubics ackrediteringsfunktion gör det enkelt att hålla koll på vem som är var och vem som ska ha tillträde till de olika områdena på arenorna. Rubic har också en integration med FIS:s system för deltagare, stödpersonal och övriga roller.
Läs mer om hur man kan motivera volontärerna här.
Kom ihåg: Frivillighetens år 2022!
Vårt land har många stora hjältar inom det ideella arbetet! Se hur man kan hedra dem på sidan för ”Frivillighetens år”!
Prova gratis i 30 dagar!
Rubic gör medlems- och föreningsarbete enkelt, effektivt och roligt!
Hör av dig, så tittar vi tillsammans på vad Rubic kan göra för din organisation.
Klicka här för att starta din provperiod!