Expenses
Register and manage expenses directly from your phone — paper-free. Take a photo of the receipt, send it for approval, and get the reimbursement straight into the accounts.
What you can do
- Register expenses with a photo of the receipt from your phone
- Approval workflow for those responsible
- Passed on automatically to the accounts via Catacloud
- Overview by person, group or period
Good to know about Expenses
The submitter sees the statuses Draft, Awaiting approval, Awaiting payment, Paid and Rejected (with a reason). An expense claim can be withdrawn as long as it is awaiting approval.
Read more in the help centre (opens in a new tab)One expense claim can have several receipts (image or PDF), each with its own category and amount.
Read more in the help centre (opens in a new tab)Role-based expenses automatically create an expense claim for a responsibility role on the activity, e.g. a referee or coaching fee with a fixed amount.
Read more in the help centre (opens in a new tab)Without an accounting integration, approved expense claims are sent to the organisation's email address for receiving invoices.
Read more in the help centre (opens in a new tab)Those with access can also approve or reject expense claims in the app, giving a reason that the submitter can see.
Read more in the help centre (opens in a new tab)
Coaches and team managers get their expenses reimbursed without paper forms — and with the Iizy integration, expenses and team accounts are connected directly to the club's accounts.
Rubic Sport →For associations and organisationsElected representatives and volunteers no longer need manual travel expense claims.
Rubic Medlem →For event organisersVolunteers and crew register expenses as they go during the event.
Rubic Arrangør →Who is Expenses for?
- Organisations where volunteers and elected representatives pay for purchases out of pocket
- Treasurers who want vouchers to go straight into the accounts
- Clubs that want to make volunteering easy
How to do it in Rubic
Step-by-step guides for Expenses, written by our support team. The articles are in Norwegian.
All help articles →- Legg til utlegg/betalingskravSom Rubic-bruker kan du sende inn utlegg og betalingskrav til organisasjonen eller gruppen du er med i, rett fra Rubic Connect.
- Administrere utlegg/betalingskrav i ConnectSom administrator, eller med en rolle som gir tilgang til utlegg, kan du godkjenne og avvise utlegg i appen.
- Mine utlegg – send inn og følg opp utleggUnder Mine utlegg i Rubic Portal (connect.rubic.no) sender du inn utlegg du har hatt for organisasjonen, for eksempel kioskvarer, dommerregning eller mat på …
- Utleggskategorier og ansvarsutleggUtleggskategorier Kategoriene bestemmer hva folk kan velge når de registrerer utlegg, for eksempel reise eller materiell.
- Utlegg – oppsett og godkjenningMedlemmer, trenere og frivillige kan registrere utlegg i Rubic Connect.
Show all 19 articles
- Hvordan opprette utlegg fra en aktivitet?Når dommeroppdraget ditt er gjennomført vil du kunne opprette en dommerregning direkte i appen.
- Innmelding på gruppe via lenke eller QR-kodeI Rubic Connect kan en bruker med redigeringstilgang til medlemslista dele enten QR-kode eller lenke til innmeldingsskjema direkte til en gruppe.
- Hvordan legge ut et innlegg i Rubic Connect?Her ser du hvordan du publiserer et innlegg i Rubic Connect, fra du åpner appen til innlegget er delt med organisasjonen, gruppen eller arrangementet.
- Hvordan sende melding i appen?I Rubic Connect kan du starte en samtale med en hel gruppe eller med noen få personer, for eksempel trenerteamet eller foresatte på laget.
- Grupper - Hvordan redigere gruppeinnstillinger?I gruppeinnstillingene bestemmer du hvordan gruppen ser ut og hvem som kan skrive innlegg og starte samtaler.
- Grupper - Hvordan administrere medlemmer?Som trener, lagleder eller administrator kan du se, legge til og fjerne medlemmer i gruppen din fra appen.
- Grupper - Hvordan lage ny undergruppe, ny melding eller nytt innlegg?Fra gruppesiden i Rubic Connect kan du lage undergrupper, starte en ny melding, legge til medlemmer og skrive innlegg.
- Hvordan fjerne en deltaker fra deltakerlistenEn deltaker står på listen fordi personen er invitert, enten via en gruppe eller som enkeltperson.
- Hvordan sette opp en påmeldingsavgift på en aktivitet i Rubic Connect?Skal deltakerne betale en egenandel, for eksempel til en cup, en busstur eller en avslutning, legger du inn en påmeldingsavgift på aktiviteten.
- Hvordan endre status til "Ubesvart" på en deltager i Rubic Connect?Har en deltaker fått feil svar, for eksempel fordi noen trykket feil, kan du sette personen tilbake til Ubesvart.
- Hvordan opprette en aktivitet?Som trener, lagleder eller administrator kan du opprette aktiviteter som treninger, kamper, dugnader og møter rett i Rubic Connect.
- Hvordan invitere til en aktivitet i Rubic Connect?Når du oppretter en aktivitet, blir alle i gruppen du velger, invitert automatisk.
- Hvordan bekrefte/avkrefte oppmøte?NB! Dette gjelder kun ved påmeldingsflyt " Booking ".
- Logg inn i Rubic ConnectFor English translation, scroll to the bottom of the page and change the language from Norsk to English.
Frequently asked questions
How do expenses get into the accounts?
Approved expenses are transferred automatically to the accounts via Catacloud. Sports clubs can also use Iizy for team accounts and expense handling.
See Rubic in action
Book a 30-minute walkthrough, or try it yourself for 30 days.